デジタル化とは？意味や種類、メリット・デメリットをわかりやすく解説

デジタル化は、デジタル技術の導入によって業務効率化や生産性向上を図ることを主な目的としています。企業が直面する現代のビジネス環境において、避けては通れない重要なプロセスです。

この記事では、デジタル化とは何か、メリットやデメリットについてわかりやすく解説します。

デジタル化とは？

デジタル化とは、これまでアナログ手法に依存していた業務プロセスを、デジタル技術を活用して自動化及び効率化することを指します。

例えば、紙ベースの書類管理をデータ保存に変えたり、対面会議の代わりにビデオ会議システムを利用することもデジタル化の一種です。

デジタル化の概念は、IT化やDX化と混同されがちですが、それぞれに意味が異なります。

デジタル化	アナログ手法で行われていた作業をデジタル形式に転換する
IT化	業務プロセスの自動化や効率化を目的としてデジタル技術を積極的に取り入れる
DX化 （デジタルトランスフォーメーション）	デジタル化とIT化を通じて生産性を向上させるとともに、新たな価値を生み出し、市場における競争優位性を確立する

わかりやすく説明すると、デジタル化は「情報の形式を変えること」、IT化は「そのデジタル情報を用いて業務を効率化すること」、DX化は「デジタル技術によって新たな価値を生み出すこと」です。

いずれも企業の成長に貢献する重要な要素ですが、「デジタル化→IT化→DX化」の順に実現するのが基本的な進め方であり、DX化を実現するための近道だと言えます。

デジタル化の種類は3つ

デジタル化の種類は、主に以下の3つに分類されます。

デジタイゼーション

デジタイゼーションは、業務の効率化を図るためにデジタルツールを導入することを指します。

例えば、以下のような取り組みが、デジタイゼーションです。

• 電話や文書でのコミュニケーションを減らし、チャットツールを活用する
• 紙ベースの契約書を廃止し、電子契約や電子署名ツールを導入する
• 対面式の会議やミーティングをオンライン化する
• 手書きの設計図をCADでデジタル化する

業務のあらゆる場面でデジタイゼーションが進むと、時間を有効に活用できるようになります。

従業員一人ひとりの生産性が向上し、ワークライフバランスが充実するため、働きやすさを感じる人が増えてくるでしょう。

ただし、デジタイゼーションは主に自社内での取り組みに焦点を当てることが一般的です。

社外への影響は限定的と言えるでしょう。

デジタライゼーション

デジタライゼーションは、デジタイゼーションの進化版です。

デジタルツールを導入するだけではなく、ワークフローを自動化して業務効率化を図ります。

例えば、以下のような取り組みが、デジタライゼーションです。

• 取引から経理処理までを一括したワークフローで入力業務を自動化する
• 販売データと受発注システムを連動させて在庫管理を自動化する

物流業界では、ロボットが自動で商品を梱包し、配送工程のほとんどをデジタル化する「ロボタライゼーション」も進められています。

デジタライゼーションによって、作業効率が向上し、ヒューマンエラーが減少するため、組織全体の生産性と品質が向上するでしょう。

デジタルトランスフォーメーション

デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）は、企業や組織が、ビッグデータなどのデータとAIやIoTを始めとするデジタル技術を活用して、業務プロセスを改善していくだけではなく、製品やサービス、ビジネスモデルそのものを変革するとともに、組織、企業文化、風土をも改革し、競争上の優位性を確立することを指します。

デジタル技術の進化によってヒト、モノ、カネ、情報がつながることで、生産性向上やコスト削減はもちろん、顧客や社会のニーズに基づいた体験的価値、新しい発見や市場機会を生み出すネットワーク価値など、新たな価値を次々と生み出します。

個人のライフスタイルから産業構造まで、世の中を変えようという取り組みが、デジタルトランスフォーメーションなのです。

デジタル化のメリットは「生産性向上」

企業におけるデジタル化の大きな利点は、生産性の向上です。
生産性とは、投入した資源（人・物・金銭）に対して得られた成果の量を示す指標と定義されています。

また、一般的に生産性というと、付加価値労働生産性を指すことが多いです。
付加価値労働生産性とは、労働者1人あたり、または労働者1人が1時間あたりに、どれくらいの付加価値を生み出したのかを示す指標です。

生産性が向上すると、同じ労働力や資源を用いて、より多くの製品やサービスを生産し、より高い品質や効率を実現できるようになります。

ここでは、なぜデジタル化が生産性向上につながるのか、その理由を詳しく解説します。

作業スピードの向上

デジタル化によって手作業や反復作業を自動化すれば、作業完了までのスピードが大幅に向上します。

これにより、労働者は専門的な業務に集中することができ、付加価値を生み出せるのです。

作業品質の向上

デジタル化によって手作業で行う業務を限りなく少なくすることで、人的ミスが減り、品質の安定化を図れます。

また、ミスに対する対応時間やコストも削減できるため、生産性が向上するでしょう。

従業員満足度の向上

デジタル化によって業務効率が向上すると、残業時間を減少できます。

また、リモートワークやテレワークなど柔軟な働き方が可能となり、従業員のワークライフバランスが改善されるため、ストレスの軽減や満足度の向上につながるでしょう。

人件費・経費の削減

自動化によって人の介入が不要になり、ペーパーレス化によって印刷や用紙代を削減できるなど、デジタル化は人件費や経費の削減にもつながります。

さらに、リモートワークやテレワークを導入しやすくなり、オフィスの縮小や従業員の移動コストの削減も可能となるでしょう。

デジタル化にデメリットはある？

デジタル化には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。

ここでは、デジタル化によって考えられるデメリットを3つ紹介します。

導入時の負担がかかる

デジタル化を実現するには、デジタルツールの導入が不可欠です。

デジタルツールの導入には、以下のような負担がかかります。

• 初期費用・継続費用
• 新システムへの適応に必要な労力
• システム移行にかかる時間

デジタルツールの導入には初期費用がかかるほか、月額使用料がかかる場合もあります。

旧システムから新たなシステムに移行し、それに適応するには、多くの労力と時間がかかることも否めないでしょう。

デジタル化に抵抗がある人もいる

従業員のなかには、従来通りのアナログな手法を好む人もいるでしょう。

「今まで通りのやり方が良い」「紙ベースのほうが安心だ」など、不満の声を耳にすることもあるかもしれません。

しかし、企業や組織として生産性向上を実現するには、自社内全体にデジタル化を浸透させることが重要です。

研修や説明会を通じて従業員に理解を促したうえで、導入後は適切なサポートを提供する必要があるでしょう。

セキュリティ対策が必要

デジタル化は、情報セキュリティの脆弱性を高める可能性があります。

情報セキュリティの不備は、企業の信頼を失う原因にもなり兼ねないため、ウイルス感染対策や不正アクセス対策、情報漏洩対策、機器の障害対策など、適切なセキュリティ対策が必要です。

デジタル化の推進と同時に、情報セキュリティ対策についての正しい知識を身につけ、必要な対策を講じましょう。

関連記事：情報セキュリティ対策の種類と必要性、具体的な取り組みについて解説

デジタル化の具体例はどんなものがある？

企業が取り組めるデジタル化の具体例としては、以下のようなものが挙げられます。

• 契約書・請求書のペーパーレス化
• オンライン会議ツールの普及
• ホワイトボードのデジタル化
• ビジネスチャットツールの普及
• 勤怠管理システムの普及
• プロジェクト管理ツールの導入
• ITデバイス・SaaS管理のデジタル化
• サポートデスクをデジタル化
• AIによる受付・接客業務の自動化
• ローコード開発でデジタル化を加速　など

デジタル化には生産性向上につながるメリットがありますが、すべての業務を同時にデジタル化する必要はありません。

社内のニーズや課題に合わせて、生産性向上や負担軽減につながる可能性が高いものから、優先的に検討してみることをおすすめします。

関連記事：デジタル化の事例10選！DX化との違いや実現しやすい業務例を紹介

デジタル化の進め方

社内でのデジタル化を進めるための基本的なステップは以下の6つです。

①　現状の課題を整理する
②　デジタル化の方針を決める
③　デジタル化する業務の優先順位を決める
④　デジタル化の方法・ツールを決める
⑤　社内に周知・浸透させる
⑥　導入後の評価・改善を行う

まず、現在の課題や問題を明確に整理しましょう。各部署や業務プロセスごとに、どのような課題があるのかを把握します。
次に、達成したい目標や追求する価値を明確にし、方針を定めることが重要です。

一度にすべての課題を解決しようとするのではなく、効果が高く、実装が比較的容易な業務から優先順位を決めて、デジタル化を進めましょう。

適切なデジタルツールを導入することも重要ですが、デジタル化はツールを導入するだけでは終わりません。
従業員がツールを正しく活用できるようにサポートすることや、導入後に成果を評価し、必要に応じて改善を行うことも重要です。

フィードバックを受け取り、システムやプロセスを改善することで、持続的な生産性向上を図ることができるでしょう。

デジタル化で生産性向上を目指そう！

デジタル化とは、アナログ手法に依存していた業務プロセスをデジタル形式に変えることを指します。

企業がデジタル化に積極的に取り組むことで、生産性の向上につながり、従業員一人ひとりの満足度も向上するなど、さまざまなメリットがあります。

しかし、デジタル化を進めるには適切なステップが必要であり、導入したデジタルツールを最大限に活かせるようになるには、労力も時間もかかります。
実際に、「デジタル化の具体的な方法が分からない」「ツールを導入しても活用できない」などの理由から、デジタル化が遅れることもあるようです。

株式会社野村総合研究所（NRI）のasleadでは、企業や部署、チームごとに、それぞれの業務に合わせたデジタル化プランを提案いたします。

導入時はもちろん、導入後の運用も担当者が一貫してサポートいたしますので、安心してお気軽にご相談ください。