プロジェクト管理をNotionで一元化：タスク・進捗の見える化手法

はじめに：プロジェクト管理によくある課題と背景

現代のプロジェクトマネジメントでは複数のプロジェクトを同時並行で進めることが当たり前になっています。しかし、プロジェクトマネージャー（PM）や開発マネージャーの方々からは、管理手法に関して様々な悩みが聞かれます。特に多い課題として、例えば次のようなものが挙げられます。

• 情報が分散して進捗が見えづらい: プロジェクト関連の資料やタスク管理表がExcelファイル、メール、チャットツールなど複数の場所に点在し、最新の状況を把握するのに時間がかかります。進捗確認のたびに各所から情報を寄せ集める非効率が生じています。
• ツールが乱立して管理が煩雑: チームや部署ごとに異なる管理ツール（スプレッドシート、Backlog、Jiraなど）を使用しているため、プロジェクト全体の状況を俯瞰するのが困難です。ツール間でデータを手動で同期する手間が発生し、抜け漏れの原因にもなります。
• 進捗共有に時間と労力がかかる: 各プロジェクトの進捗報告のために会議や資料作成に多くの時間を費やしがちです。その結果、報告のタイミングによっては情報が古くなっていたり、関係者間で認識にずれが生じたりすることもあります。
• 管理が属人化し引き継ぎが困難: 個々のプロジェクト管理が担当者の裁量に委ねられており、人によって管理方法や使うツールがバラバラです。このため担当者が交代した際にプロジェクトの全貌を把握するのに時間がかかります。

こうした課題の背景には、「プロジェクト数の増加による情報過多」や「部門ごとに最適化されたツールの乱立」などがあり、プロジェクト管理の統制が取りにくくなっている現状があります。では、これらの問題を解決しプロジェクト管理を効率化するにはどうすれば良いのでしょうか。キーとなるのが情報の一元化と進捗の見える化です。その具体的なソリューションとして注目されているのが Notion の活用です。

Notionでプロジェクト管理を一元化するメリット

オールインワンのワークスペースツールであるNotionを使うことで、プロジェクト管理における情報の一元化と効率化が実現できます。Notionには以下のような特徴とメリットがあり、複数プロジェクトの横断管理に最適です。

• 情報を一か所に集約: プロジェクトの計画書・要件定義、タスク一覧、会議の議事録など、プロジェクト運営に関わるあらゆる情報をNotion上にまとめて管理できます。ドキュメントとタスクが同じ場所にあるため探し回る手間が減り、チームメンバー全員が常に最新情報にアクセス可能です。
• 柔軟なデータベースでプロジェクトとタスクを管理: Notionのデータベース機能により、プロジェクト一覧やタスク一覧を自由にカスタマイズできます。プロジェクト間・タスク間のリレーション（関連付け）も容易で、複数プロジェクトにまたがるタスク管理や情報連携がスムーズに行えます。
• タスクの視覚化で進捗を把握: タスク管理データベースはカンバンボード、カレンダー、タイムライン（ガントチャート）など様々なビューで表示可能です。状況をグラフィカルに可視化できるため、各プロジェクトの進捗を一目で把握でき、遅延している工程やボトルネックを早期に発見できます。
• リアルタイムなコラボレーション: クラウドベースのNotionでは、誰かがタスクのステータスを更新したりコメントを追加したりすれば、その変更が即座に全員に共有されます。常に単一の最新データが参照されるため、「どれが最新版の計画表か分からない」といった問題が解消します。議事録へのメンション通知やディスカッションもNotion上で完結し、コミュニケーションロスが減ります。

このようにNotionを活用すれば、プロジェクト管理で発生しがちな情報伝達ミスや二重入力の手間を省き、チーム全体の生産性向上が期待できます。それでは具体的に、Notionでどのようにプロジェクト管理を行えばよいか見ていきましょう。以下ではプロジェクト単位・タスク単位・メンバー単位のそれぞれの視点で、Notionによる管理手法を解説します。

プロジェクト単位の管理：プロジェクト情報の集約

まずは各プロジェクトの基本情報を一元管理する方法です。Notion上にプロジェクト一覧データベース（プロジェクトマスタ）を作成し、すべてのプロジェクトの概要をここに集約しましょう。各プロジェクトをデータベースの1レコード（ページ）として登録し、以下のような情報を紐付けて管理します。

• プロジェクト名・概要: プロジェクトの名称と目的、スコープ、目標KPIなどを記載します。ひと目でプロジェクトの全容が分かる説明を書いておくと、関係者間で共通認識を持ちやすくなります。
• 責任者（オーナー）: プロジェクトマネージャーや担当部署の責任者を明記します。プロジェクトごとの主要メンバーが明確になることで、問い合わせ先や承認フローが整理されます。
• 期限（開始日・締切日）: プロジェクトの予定開始日と締切日を設定します。これにより全プロジェクトのスケジュール感を一覧でき、後述するガントチャート表示でプロジェクト間のスケジュール調整がしやすくなります。
• ステータス: 現在そのプロジェクトが「計画中」「進行中」「完了」「保留」などどの状態にあるかを選択できるプロパティを設定します。ステータス管理により、全プロジェクトの進捗状況を俯瞰できるようになります。
• 関連ドキュメント: プロジェクトに紐づく重要なドキュメント（要件定義書や企画書、仕様書など）へのリンクや添付を含めておきます。Notionページをプロジェクトごとに作成し、そこに関連資料や議事録をすべて格納する運用にすれば、情報が点在せずプロジェクトページを見るだけで必要な情報にアクセスできます。

上記のようなプロジェクト一覧データベースを用意すると、社内のプロジェクトポートフォリオを一括管理できます。一覧ビューでは全プロジェクトの概要と進行状況を比較できるため、「どのプロジェクトが遅れているか」「リソースが逼迫しているプロジェクトはどれか」といった判断が直感的に行えます。また、このデータベースと後述するタスク管理データベースをリレーションで関連付けておけば、各プロジェクトに紐づくタスクの数や進捗度合いを自動集計することも可能です。例えば、完了したタスク数の割合から進捗率（完了％）を算出してプロジェクトページ上にプログレスバーで表示するといった運用もできます。プロジェクト単位で情報が整理され可視化されることで、プロジェクトマネージャーは常に全体像を把握しやすくなるでしょう。

タスク単位の管理：タスク進捗の見える化

次に、実際の作業単位であるタスクを一元管理し、進捗を見える化する方法です。Notion上にプロジェクト横断のタスク管理データベースを構築し、全プロジェクトのタスクを集中管理します。ここでは各タスクを1レコードとして、以下のような項目を設定します。

タスクデータベースの一元管理とプロジェクトへの紐付け

• タスク名・内容: タスクの名称と具体的な作業内容のメモを記入します。誰が見ても作業の目的と成果物が分かるように記述します。
• 担当者: そのタスクを実行する担当メンバーをPeopleプロパティ（担当者フィールド）で割り当てます。各タスクに責任の所在が明示され、後から「担当者別」にビューを切り替えて進捗確認することも容易になります。
• 期限: タスクの開始日や締切日を日時プロパティで設定します。こうすることでカレンダービューやガントチャートビューでスケジュール管理が可能になります。期日を設けることで締切管理が徹底され、リマインダー機能により当事者への通知も自動化できます。
• ステータス: タスクの現在の状況（未着手・進行中・完了・保留など）を選択肢プロパティで管理します。ステータスを更新することで、チーム全員にそのタスクの進捗が共有されます。プロジェクトマネージャーはステータス一覧を見ることで、どのタスクが滞留しているかを即座に把握できます。
• 関連プロジェクト: 前述のプロジェクト一覧データベースとリレーションで紐付けを行います。これにより、そのタスクがどのプロジェクトに属するかが明確になります。同時にプロジェクト側から関連タスクの一覧を引っ張ってくることもでき、プロジェクトページ内で当該プロジェクトの全タスクを一覧表示させることも可能です。

このようにタスクとプロジェクトを紐付けておくことで、「どのプロジェクトに属するタスクか」「期限まであと何日か」「担当者の作業負荷は適切か」といった情報を一元的に追跡できます。各プロジェクトページには関連タスクが自動でリストアップされるため、プロジェクト単位の進捗確認もシームレスです。逆にタスク側からプロジェクト名でフィルターをかければ、特定プロジェクトの作業一覧を抽出できるなど、一つのデータベースで全方位の管理を実現できる点がNotionの強みです。

タスクの可視化：カンバンボード・カレンダー・ガントチャート

Notionの優れた点の一つは、単一のタスクデータベースを様々なビューで切り替えて表示できることです。状況に応じて適切なビューを使い分けることで、タスクの進捗を立体的に把握できます。主なビュー活用法は次の通りです。

• カンバンボード（ボードビュー）: タスクをステータス別の列に並べたカード形式で表示します。たとえば「未着手」「進行中」「完了」といったステータスを列見出しにしてカードを並べれば、各プロジェクトのタスク状況を一目で把握できます。担当者はカードをドラッグ＆ドロップで列移動させるだけでステータス更新が可能です。紙の付箋を貼り替えるような直感的操作で進捗管理が行えるため、日々のタスク更新の手間を減らせます。
• カレンダービュー: タスクをカレンダー形式で表示します。各タスクの期限日がカレンダー上にプロットされ、今後の予定や締切日の集中具合がひと目で分かります。複数プロジェクトにまたがるタスクの締切を俯瞰することで、「来週は特定のチームにタスクが集中している」など先読みしたマネジメントが可能です。納期忘れの防止やリソース調整に役立ちます。
• タイムラインビュー（ガントチャートビュー）: タスクを横軸に時間軸で並べて表示します。いわゆるガントチャート形式で、各タスクの開始日・終了日がバーで示されるためプロジェクト計画全体を視覚的に捉えられます。特にソフトウェア開発など期間が重なるタスクや依存関係の管理に有効で、タスク同士の前後関係や各メンバーの作業スケジュールを一望できます。Notionではこのタイムラインビューを使って複数のプロジェクト計画を同時に表示することも可能で、全体像を俯瞰しながら期限の管理や依存関係の解消が行えます。

このように、一つのタスクデータベースでも見方を変えるだけで得られる情報が大きく異なります。日常的な進捗確認にはカンバンボード、長期的な計画にはガントチャート、期限管理にはカレンダー、といったように用途に応じてビューを活用することで、プロジェクトマネージャーは状況に応じた最適なマネジメントが可能になります。しかもデータソースは一元化されているため、どのビューから更新してもリアルタイムに全員の画面に反映される点も大きなメリットです。これにより、チームメンバー全員が常に最新かつ同じ絵（Single Source of Truth）を見ながら動けるようになります。

メンバー単位の管理：担当者ごとの作業状況把握

複数プロジェクトを横断して管理する際には、各メンバーが抱えているタスク量や進捗を把握することも重要です。Notionでは担当者別にタスクを抽出・閲覧するビューを簡単に作ることができるため、メンバーごとの作業状況も一元的に管理できます。

• 「マイタスク」ビューの活用: 各メンバーが自分に割り当てられたタスクだけを一覧できるパーソナルビューを用意します。具体的には、タスク管理データベースを自分の担当タスクでフィルターしたビューを作成し、そのページを各メンバーに共有します。これによりメンバーは日々のToDoリストをNotion上で確認・更新できるようになります。実際、Notionには自分の担当タスクを一括管理する専用ページ（マイタスク）が用意できるため、担当者各自がやるべきことに集中できる環境を提供できます。タスク漏れの防止や自己管理の徹底に効果的です。
• 担当者ごとのタスク負荷の見える化: プロジェクトマネージャー向けには、タスクデータベースを担当者別にグルーピングしたビューを作成する方法が有効です。これにより「Aさんは現在10件のタスクを担当しており、そのうち5件が進行中」「Bさんは来週締切のタスクが集中している」といった情報を一覧で把握できます。メンバー間の作業量の偏りやボトルネックになっている担当者を早期に発見できるため、リソース配分の見直しやサポートが必要な箇所の特定が容易になります。特に複数プロジェクトに人員がまたがっている場合でも、全タスクを横断して担当者軸で見られるNotionならではの利点と言えます。
• チーム別ビュー・部署別ページ: 必要に応じて、部署やチーム単位でタスクをフィルタリングしたビューを作成し、それぞれのチームページに埋め込むことも可能です。例えば開発チーム用ページには「開発チームに関連するタスク」だけを表示し、デザイナーチーム用ページにはデザイン関連タスクだけを表示するといった運用です。各チームは自分たちに関係するタスク進捗を共有できますが、データの出所は全社共通のタスクデータベースです。これにより、チーム内の自主的な進捗管理と全社横断の情報共有を両立できます。

以上のように、Notionでは個人からチーム、プロジェクト全体まで、あらゆる単位で必要な視点の情報を取り出して管理できる柔軟性があります。担当者ごとにタスクが整理されることで、「誰が何を抱えていて、どこで詰まっているのか」がクリアになり、マネージャーは適切なフォローや意思決定を行いやすくなるでしょう。

プロジェクト全体を俯瞰するダッシュボードとガントチャート

複数のプロジェクトを運営する際には、全体像を一目で俯瞰できるダッシュボードを作成することをおすすめします。Notionでは自由なレイアウトでページを構成できるため、プロジェクト管理用にカスタマイズしたダッシュボードページを用意しておけば、プロジェクト横断の重要情報をワンストップで確認できます。ダッシュボードに盛り込むと良い要素の例は以下の通りです。

• 全プロジェクト一覧とステータス: 前述のプロジェクト一覧データベースをダッシュボード上にリンクビュー（コピー）として埋め込み、プロジェクト名・責任者・ステータス・期限といった基本情報を一覧表示します。プロジェクトが増えてもこの一覧を見れば漏れなく状況把握でき、各プロジェクト名から詳細ページにも飛べるためドリルダウンも容易です。
• 重要タスクのハイライト: 複数プロジェクト全体を通じて優先度の高いタスクや差し迫った期限のタスクのみを抽出したフィルタービューを設置します。例えば「期限が今週〜来週のタスク」「ステータスが遅延中のタスク」などの条件で絞り込んだリストを作成し、ダッシュボード上に配置します。これにより、マネージャーは各プロジェクトのクリティカルな課題に集中しやすくなり、見落としを防止できます。
• 進捗サマリー（KPI）の可視化: 各プロジェクトの進捗率や完了タスク数、残タスク数などを集計・可視化したセクションを設けます。具体的には、タスクデータベースの完了フラグをロールアップ機能でプロジェクトごとに集計し、「プロジェクト進捗〇％」といった数値やバーで表示します。また、プロジェクトごとの予実工数や予算消化率など、管理上重要なKPIをまとめて表示することも可能です。これらの指標をひとまとめにすることで、プロジェクト横断の健康状態を定量的に把握でき、経営層への報告も迅速になります。
• ガントチャートによる全体スケジュール: 複数プロジェクトのタイムラインを統合したガントチャートビューを配置し、全プロジェクトのスケジュールを横断的に示します。プロジェクト一覧データベースに開始日・終了日を設定しておけば、各プロジェクトを1行のバーで表したプロジェクト横断ガントチャートを作成できます。これによりプロジェクト同士のスケジュール重複や依存関係を直ちに把握でき、リソースの競合調整に役立ちます。**Notionではプロジェクトをタイムライン形式で表示して全体像を確認できるため、複数プロジェクト間の依存関係の解消や期限遵守にも大いに寄与します。例えばプロジェクトAとBのスケジュールを見比べてリソースが不足しそうであれば事前に対策を打つ、といったマネジメント判断がしやすくなります。

このようなダッシュボードを活用すれば、プロジェクトマネージャーや事業責任者は一つのページを見るだけで全プロジェクトの状況を俯瞰できるようになります。個別の詳細も重要ですが、全体を見渡すビューを持つことで優先度の判断や問題プロジェクトの早期発見が容易になります。Notionなら必要な情報を自由に組み合わせてダッシュボード化できるため、自社の業態や管理指標に合わせた「オリジナルのプロジェクト管理センター」を構築できるでしょう。

複数プロジェクトの横断管理とチーム間の進捗共有

ここまで見てきたように、Notionを使えば複数のプロジェクトを一元的に管理し、かつ各チームの進捗状況を横断的に共有することが可能です。最後に、Notionによる複数プロジェクト管理が従来手法と比べて具体的にどのようなメリットをもたらすか、チーム運営の観点から整理します。

• プロジェクト横断でも情報を見落とさない: 従来、プロジェクトが増えるほど個別のExcel管理表やツールが乱立し、全体を追うのは容易ではありませんでした。Notion上でタスクとプロジェクトを統合管理しておけば、あるメンバーが複数プロジェクトにまたがって担当しているタスクも一括で把握できます。例えば「AさんはプロジェクトXとYでそれぞれ5件ずつタスクを担当している」といった状況も一目瞭然です。これにより、プロジェクト間での人員リソースの過不足をタイムリーに調整でき、組織全体で最適なリソース配分が行いやすくなります。複数のプロジェクトを抱えていても、Notionがあれば情報の見落としやリソース競合によるミスを大幅に減らせるでしょう。
• チーム間の透明性とリアルタイム共有: 各チームが自分たちのタスクをNotion上で更新していけば、その変更内容は関連する他チームのメンバーにも即座に共有されます。例えば開発チームのタスクの進捗変更やコメントがあれば、デザインチームのダッシュボードにも反映される、といった具合にチーム間で情報がシームレスに行き渡ります。これにより、「他部署の進捗が分からず調整が遅れる」「最新の計画を知らされていない」といった部門間のコミュニケーションギャップが解消します。全員が同じプラットフォームでコラボレーションすることで、組織全体で統一された進捗認識を持つことができます。
• ステータス報告・会議の効率化: Notion導入により、週次や月次の定例会議で各プロジェクトの状況を一つひとつ報告し合わなくても、ダッシュボードを見るだけで進捗共有が完結します。関係者は事前に各自Notion上で最新状況を把握できているため、会議では課題の討議や意思決定に時間を充てることができます。また、経営層への報告資料作成のために個別のExcelやスライドに転記する手間も減り、常に単一の情報源から必要なビューを見せるだけで済みます。プロジェクトマネージャーにとって報告業務の負担軽減となり、より価値の高いマネジメント業務に注力できるようになります。
• 権限管理による柔軟な情報公開範囲: Notionのエンタープライズプランでは、ページやデータベースごとに細かい閲覧・編集権限を設定できます。これを活用すれば、全社共通のプロジェクトダッシュボードは閲覧権限のみで広く共有しつつ、各プロジェクトの詳細ページは関係メンバーのみに編集を許可するといった運用が可能です。機密プロジェクトの情報は限定公開しつつ、公開可能な進捗データは全社員と共有するといったバランスの取れた情報共有を実現できます。従来は部門間での情報公開範囲の調整が難しく、結局メールで個別共有…といったケースもありましたが、Notionなら統一された基盤上で権限だけコントロールすれば良いため管理負荷も最小限です。結果として「共有すべき情報はオープンに、秘匿情報はコントロール下に」という理想的なコラボレーション環境が整います。

以上のように、Notionによるプロジェクト横断管理は情報の集約による見える化と組織全体でのコラボレーション強化をもたらします。プロジェクト数やチーム数が増えてもスケーラブルに対応できる点も、大きな利点と言えるでしょう。

従来のプロジェクト管理ツールとの違いと使い分け

昨今利用されている他のプロジェクト管理ツールや手法と、Notionを活用する場合の違いについても触れておきます。Excelなどの従来手段や、Backlog・Jiraといった専門ツールと比べ、Notionにはそれぞれ以下のような特徴があります。

• Excel（スプレッドシート）: プロジェクト管理にExcelを使うケースは根強いですが、複数人での同時編集やリアルタイム共有が難しく、ファイルが分散すると最新版の管理が煩雑になります。プロジェクトが小規模であればExcelでも済むかもしれませんが、複数プロジェクトを扱う場合やチームコラボレーションが必要な場合には限界があります。これに対しNotionはクラウド上で常にデータが同期されるため、チーム全員が一つの最新版データを参照・編集できます。また、文字だけでなくチェックボックスやタグ、期限など構造化された情報管理が可能な点もExcelとの大きな違いです。
• Backlog: Backlogは主にソフトウェア開発向けの課題管理ツールで、チケット駆動の開発管理に強みがあります。開発チームには馴染み深い一方で、機能が開発プロジェクト寄りであるため非エンジニア部門には使いづらいことがあります。また、情報単位がチケット中心のため、議事録や仕様書などのドキュメントは別システムで管理する必要が生じがちです。Notionであればタスク管理と同じ場所にドキュメントやWiki情報も蓄えられるため、開発以外のチームも含めた横断的な情報共有基盤として機能します。例えば、エンジニアはBacklogで詳細タスクを管理しつつ、全社共有のプロジェクト概要や進捗はNotionでまとめて確認するといった使い分けも可能です。
• Jira: Jiraは高度なワークフロー設定やスクラムボード、バーンダウンチャートなどプロジェクト管理機能が充実しており、大規模なソフトウェア開発には欠かせないツールです。ただしその反面、設定や運用が複雑で、プロジェクト管理専任者が必要になるケースもあります。特にエンジニア以外のメンバーにとってはインターフェースが難解で、全社的なタスク管理ツールとするにはハードルが高いという声もあります。NotionはシンプルなUIと柔軟性を兼ね備えており、専門知識がなくても扱いやすい点が魅力です。高度な課題管理が必要な部分は引き続きJiraを使いつつ、全体の進行状況や非エンジニア向け情報共有はNotionで補完するといった形で併用する企業も増えています。

(上記のように、現在ご利用中のツールがある場合でも、Notionを上位レイヤーの情報ハブとして活用することで各ツールの強みを活かしつつ統合管理することが可能です。逆に言えば、Notionひとつで企画から開発、振り返りまでプロジェクトに関するあらゆる情報を一元管理できる柔軟性があります。自社のニーズに合わせて最適な使い分けを検討してみてください。)

まとめ：Notionでプロジェクト管理を革新しよう

プロジェクト管理でよく直面する課題と、Notionを用いた解決策について概観してきました。情報の一元管理、タスク・進捗の見える化、そしてチーム横断のコラボレーション促進──Notionを導入すれば、これらをまとめて実現しプロジェクト管理の質を飛躍的に高めることができます。従来バラバラだったプロジェクト情報が統合されることで、プロジェクトマネージャーは戦略的な判断に集中でき、チームメンバーは自身のタスクに専念しやすくなるでしょう。結果としてプロジェクト全体の成功率向上や、マネジメント工数の削減といった効果も期待できます。

「複数プロジェクトを横断的に管理し、タスクや進捗を見える化する」というテーマは、多くの組織にとって喫緊の課題です。Notionはその解決手段として非常に有力なプラットフォームと言えます。もしこの記事をお読みになって「自社でも試してみたい」「もっと具体的な導入方法を知りたい」と感じられましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。当社はNotionの販売代理店として、貴社の課題に合わせたNotion導入支援や活用方法のご提案を行っております。プロジェクト管理の刷新に向けて、私たちがお手伝いいたします。一緒に、貴社のプロジェクト管理を次のレベルへと引き上げていきましょう。