Notionテンプレート活用術：業務効率が上がるおすすめテンプレート集

Notionには予め作成された「テンプレート」を利用する機能があり、業務の効率化と時間の節約に大いに役立ちます。テンプレートを使うことでページを一から作る手間が省け、作業の生産性が向上します。情報構造の統一によって一貫性のある情報管理が可能になり、チーム内で業務プロセスを標準化できるメリットもあります。複雑なタスクもテンプレートで簡素化でき、繰り返し作業の自動化やワークフロー最適化にもつながります。このようにNotionテンプレートを賢く活用すれば、誰でも高品質で使いやすいページを素早く作成できるのです。

テンプレート利用時の設計・カスタマイズの考え方

テンプレートはそのまま使うだけでなく、自社の業務に合わせて設計を見直しカスタマイズすることが大切です。Notionの柔軟性により、ユーザーは独自のテンプレートを作成・編集して自分たちに最適なワークフローを構築できます。具体的には、テンプレート内のデータベースにプロパティ（項目）を追加・削除したり、ビューの種類（リスト、カンバン、カレンダー等）を変更して情報の見せ方を調整したりできます。またレイアウトや色使いを変更して自社のスタイルに合わせることも可能です。元のテンプレートの構造を活かしつつ必要な要素を足していくことで、現場のニーズに合った使い勝手に進化させられるでしょう。カスタマイズしたテンプレートによって、自社独自の業務プロセスをNotion上で再現することができます。

業務カテゴリ別：おすすめテンプレート集

各部署・業務領域ごとに、Notionで活用できるテンプレートの例とその効果を紹介します。自部門の課題に合ったテンプレートを使えば、情報整理やコラボレーションがスムーズになり、業務効率アップが期待できます。

総務部門向けおすすめテンプレート

• 社内ポータル／文書共有 – 社内のあらゆる情報を一元管理し、必要な情報にすぐアクセスできる社内ポータルサイト。Notionのイントラネット用テンプレートを使えば、社内向け情報を一か所に集約して常に最新状態に保てるため、ツール間の切り替えを減らして生産性を向上できます。社員ハンドブックや社内規程、各種マニュアルなど文書共有にも最適で、関係者全員が容易に検索・閲覧できる環境を提供します。
• 稟議書管理 – 決裁申請や承認フローをNotion上で行える稟議書管理テンプレート。紙やメールでやり取りしていた稟議書をデータベース化し、申請から承認までのステータスを一目で把握できます。コメント機能で質疑応答や修正指示も残せるため、承認プロセスの透明性が向上し、申請の抜け漏れ防止にもつながります。過去の稟議も検索ですぐ参照でき、ナレッジの蓄積にも役立ちます。

営業部門向けおすすめテンプレート

• 案件管理 – 商談案件の進捗を可視化するためのパイプライン管理テンプレートです。案件ごとに顧客情報や商談ステージ、金額、次のアクションなどを登録し、ステージ更新に応じて自動で進捗ボードやガントチャートに反映されるものもあります。たとえば案件を追加するとプロジェクトのタイムラインにスケジュールが反映され、現在の進行状況をチーム全員で共有できます。これにより、案件の抜け漏れを防ぎつつ、営業チーム内での情報共有を円滑にします。
• 顧客管理（CRM） – 顧客データベースを中心に、連絡履歴や商談メモ、関連タスクまで一括管理できるCRMテンプレートです。Notion上で顧客情報を1クリックで追加し、顧客ごとに問い合わせ記録や対応履歴、担当者メモを蓄積できます。関連する営業タスクも紐付けて管理できるため、担当者が変わっても過去経緯を把握しやすく、引き継ぎコストを削減できます。顧客とのやり取り履歴を分析してニーズや傾向をつかむことで、再現性の高い営業アプローチにも役立つでしょう。
• 営業進捗管理 – チームや個人の営業実績・KPIをトラッキングするためのテンプレートです。月次の売上目標や案件成約率、新規顧客数などの指標を管理し、自動計算されたダッシュボードで進捗状況を見える化できます。例えば前述のCRMテンプレートの上位版では、案件データから売上や成約率、顧客数が自動集計され、手作業なしでリアルタイムに営業成績を把握できます。このようなテンプレートを使えば、営業会議用の資料作成の手間も減り、即座に現状を把握して戦略に反映しやすくなります。

開発部門向けおすすめテンプレート

• タスク管理 – プロジェクトや開発タスクを一覧管理するためのテンプレートです。Notionのカンバンボード形式のテンプレートを使えば、ToDoや進行中、完了といったステータスでタスクの進捗状況を視覚的に把握できます。担当者や期限、優先度などのプロパティを設定し、フィルターで自分の担当タスクだけ表示することも容易です。リアルタイムに更新されるため、チームでのタスク共有・ステータス管理がスムーズになり、抜け漏れを防止できます。
• スプリントボード – アジャイル開発の短期開発サイクル（スプリント）を管理するテンプレートです。バックログ（未着手タスク）から今スプリントで実施するタスクをボード形式で見える化し、完了までの進行をチームで追跡できます。Notionのデータベースにスプリント用のフィルタやタグを設ければ、現在のスプリント範囲のタスクだけを表示することも可能です。開発チーム向け公式テンプレートにはドキュメント管理からバグ追跡、スプリントの振り返りまで一連の流れを整理できるものもあり、チーム全体の連携強化に寄与します。スプリント完了後は、テンプレート内に設けたレトロスペクティブ（振り返り）セクションでチームの学びを蓄積し、継続的なプロセス改善に繋げましょう。
• バグトラッキング – 不具合や改善事項を一元管理するテンプレートです。Notionのバグ管理テンプレートを使えば、ソフトウェア開発における問題発生から解決までの状況を簡単に追跡できます。タスク管理やデザインレビュー、フィードバックレポートの機能が組み込まれており、報告されたバグに対して担当者のアサイン、優先度設定、コメントでの再現手順共有などが可能です。これにより問題を素早く特定して解決策を議論でき、チーム全員が現在の課題状況を把握しながら効率的にバグ修正を進められます。

経営企画部門向けおすすめテンプレート

• OKR管理 – 企業や部門の目標管理フレームワークであるOKRを運用するためのテンプレートです。NotionのOKRテンプレートを使えば、組織階層ごとの目標と主要な成果をひとつのシステムで体系的に管理できます。チームや個人のOKRをトップダウンで整合させる設計になっており、直感的なOKRダッシュボードで進捗をリアルタイムに確認可能です。主要なOKR管理ソフトと同等の機能をNotion内で実現し、目標の設定から進捗モニタリングまでシームレスに行えるため、組織全体の戦略目標の達成に向けた意識合わせを強力にサポートします。
• 戦略マップ – 事業戦略を可視化し、部門横断で共有するためのテンプレートです。Notion上で戦略マップ（ストラテジーマップ）を作成すれば、経営目標とそれを支える各施策の関連性を一枚の図で表すことができます。たとえばプロダクトロードマップのテンプレートを応用すると、戦略から詳細な施策・開発工程までを一望でき、組織全体の方向性と日々の業務を連動させて管理しやすくなります。四半期・年間単位の目標に対する進捗も追跡できるため、長期戦略の実行度合いを定期的にチェックし、必要に応じて戦略修正やリソース再配分の判断を下しやすくなります。
• プロジェクト計画 – 重要プロジェクトの計画立案と進行管理に適したテンプレートです。プロジェクト開始時にテンプレートから計画ページを作成し、目的・スコープ・担当者・マイルストンなどを整理します。Notionのプロジェクト管理向けテンプレートには、タイムライン（ガントチャート）やタスク割り当て、進捗トラッカー、コメントによるコラボレーションツールなどが含まれており、プロジェクトを効率よく完遂するために役立ちます。各タスクの期限や依存関係を設定すれば、チームメンバー全員が進行状況を把握でき、遅延の早期発見・対応が可能です。複数プロジェクトを横断したビューを作成することで、経営企画部門として全社のプロジェクトポートフォリオを俯瞰し、リソース配分や優先度の調整に活かすこともできます。

テンプレート導入時の注意点と運用のコツ

Notionテンプレートを実際に導入して運用する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。まずチームメンバーへの教育・ルール策定です。Notionに不慣れなユーザが共同作業する場合、誤ってページを移動・削除したり、無秩序にページを乱立させてしまうケースがあります。テンプレートの使い方や運用ルール（ページの命名規則、編集権限の範囲など）を事前に周知し、誰でも迷わず使えるようガイドラインを整備しましょう。またテンプレートに依存しすぎない柔軟性も大切です。便利だからといってテンプレートの既存ワークフローに固執しすぎると、他のツール活用や運用の工夫が阻害され、業務の柔軟性が損なわれる恐れがあります。あくまで業務効率化の手段としてテンプレートを活用し、必要に応じて改良や別手段も検討するバランス感覚を持ちましょう。さらに、導入後一定期間が経過したら運用状況の振り返りを行うのも有効です。テンプレートの使用状況をチェックし、「入力項目が多すぎて形骸化していないか」「現場に合わない部分はないか」などフィードバックを集めて、テンプレート自体をアップデートすると現場定着率が高まります。こうした工夫で、テンプレート導入の効果を最大化し、スムーズな運用を実現できます。

テンプレートから社内標準化へ：導入展開のヒント

最初は個別チームで始めたテンプレート活用も、うまく展開すれば組織全体の標準化ツールになり得ます。段階的な導入とカスタマイズを心がけましょう。まずは使いやすいテンプレートを試験導入し、少しずつ自社の業務に合わせてカスタマイズしていくことで、業務の標準化・効率化・情報共有の質向上へつなげていくことができます。テンプレート運用で得られたベストプラクティスを横展開し、他部署にも共有して全社的な統一フォーマットを確立しましょう。例えば社内Wikiやプロジェクト管理ページの標準テンプレートをあらかじめ作成しておき、誰がページを作成しても一定の構成・項目が揃うようにすると情報の一貫性が保たれます。標準テンプレートにはページの概要欄や最終更新日・担当者欄、タグ付けルールなどを盛り込み、社内ドキュメントの体裁を統一します。加えて、テンプレートごとに管理責任者を決めることも導入展開のポイントです。定期的な内容レビューやアップデートを行う仕組みを作り、テンプレート自体の鮮度を維持することで社内標準ツールとして長く活用できます。このようにテンプレートを土台に社内ルール・ナレッジを蓄積していけば、情報共有の文化が根付き、業務プロセスの社内標準化がスムーズに進むでしょう。

お問い合わせ・ご相談のご案内

この記事で紹介したテンプレート活用術を参考に、ぜひNotionを使った業務効率化を検討してみてください。「もっと詳しく知りたい」「自社への導入方法を相談したい」という方は、どうぞお気軽にお問い合わせください。弊社ではNotionエンタープライズプランの導入支援やテンプレート活用のご提案など、皆様の働き方改革を手厚くサポートいたします。お問い合わせフォームよりご連絡頂ければ、担当者が詳細をご案内し、貴社の課題に合わせた最適なNotion活用方法をご提案いたします。皆様からのご相談をお待ちしております。