Notion移行ガイド：他ツールからスムーズに乗り換える方法

企業の情報共有・管理ツールをNotionに乗り換えたいと検討中のIT部門・DX推進担当者の皆様へ。本記事では、ExcelやGoogle Workspace、Slack、Evernoteなど既存ツールからNotionへの移行ポイントを網羅的に解説します。移行時に陥りがちな課題とその解決策、ツール別の具体的な移行手順、移行後の定着化施策までを体系立ててご紹介。単なるツールの引っ越しに留めず、Notion導入を業務改革・社内文化の変革につなげる視点も交えています。「これなら自社でもできそうだ」と感じていただき、スムーズなNotion移行とDX推進の一助となれば幸いです。

Notion導入・移行における課題と成功のポイント

まず初めに、他ツールからNotionへ移行する際によく直面する課題を整理し、プロジェクト成功のカギとなるポイントを押さえます。移行計画を立てる段階で予想される障壁を把握し、適切な対策を講じることで、後のトラブルを未然に防ぎスムーズな移行が可能になります。

移行時によくある課題

• 情報の散在と整理の困難さ: 複数のツールに蓄積されたデータやナレッジが点在し、どれを移行すべきか取捨選択に悩む。古い情報や重複データの整理が必要。
• ツール間の構造・形式の違い: Excelの表やEvernoteのノート形式など、各ツール特有のデータ構造をNotionにどうマップするかという技術的課題。フォーマット崩れやリンク切れが発生する恐れ。
• ユーザーの抵抗感: 慣れ親しんだツールから新しいツールに切り替える際、社員から「使い方が分からない」「業務が止まるのでは」という心理的抵抗が起こりやすい。現場の理解不足による利用定着の不安。
• 権限管理・セキュリティ: 従来ツールで設定していたアクセス権や共有範囲を、Notion上で適切に再現できるか。不適切な権限設定による情報漏洩リスクへの懸念。
• 経営層の理解と支援不足: ツール移行が現場任せになり、上層部のコミットメントが無い場合、十分なリソース確保や全社展開に支障が出る。

移行プロジェクト成功のためのポイント

• 移行計画の策定と段階的アプローチ: いきなり全データを移そうとせず、移行対象を優先度付けして段階的に実施。まずパイロットチームや重要プロジェクトで試行し、得られた知見を全社展開に活かす。
• 情報資産の棚卸しと整理: 移行前に既存データを洗い出し、不要・重複情報をアーカイブまたは削除。Notion上での情報構造（ワークスペースやページ階層、データベース設計）を事前に設計しておく。
• 専任チームと社内チャンピオンの配置: 部門横断的な移行プロジェクトチームを発足し、各部署からパワーユーザー（Notionチャンピオン）を選出。専用のSlackチャンネル等で社員からの質問を受け付け迅速に回答する体制を準備。
• ユーザー教育と周知徹底: 移行と並行してNotionの使い方トレーニングを実施。ハンズオンの勉強会や分かりやすいマニュアル整備によって、ユーザーの不安を解消しスキル習得を支援する。
• 経営層の支援と目標共有: ツール導入の目的（業務効率化やDX推進など）を経営層からメッセージとして発信し、現場に浸透させる。上層部が率先してNotionを利用することで、社員も安心して移行に踏み切れる雰囲気づくりを行う。

移行元ツール別の具体的な移行ガイド

次に、代表的な移行元ツールごとに、Notionへの移行手順と注意点を解説します。 ExcelやGoogleドキュメントのようなファイル、Slackのようなチャットツール、Evernoteのようなノートアプリ等、各ツールからのスムーズな乗り換え方法を具体的に見ていきましょう。それぞれの特性に合わせた最適な移行アプローチを取ることで、移行作業の効率と精度が格段に向上します。

ExcelからNotionへの移行

• 現状のExcel利用状況を確認: 業務で使用しているExcelファイルを洗い出し、どのデータをNotionに取り込むか決定。単なる表計算なのか、タスク管理や台帳代わりに使っていたのかなど用途を整理します。
• データベースへの変換: Excelの表データは、CSV形式でエクスポートしてNotionにインポートするか、コピー＆ペーストでNotionデータベースに変換します。複数シートのブックはシートごとに個別のデータベースやページに分割。
• 数式・関数の対応: Excel特有の関数やピボットテーブルはそのまま移行できないため、Notionの計算フィールド（数式プロパティ）で再現可能か検討します。複雑な計算が必要な場合は、一部は引き続きスプレッドシートを併用しつつ、結果だけNotionに埋め込む方法も検討。
• 添付ファイル・マクロの扱い: Excelに埋め込まれた画像やファイル、マクロ機能はNotion上では動作しません。画像はNotionページ内に貼り直し、マクロは別途対応策（業務プロセスの見直しや他ツール活用）を検討します。
• アクセス権と更新フロー: 従来、Excelファイルをメール添付で配布・更新していた場合は、Notionでのデータ一元管理フローに切り替えます。必要に応じて編集権限を設定し、誰でも最新情報にアクセスできる体制を構築します。

Google Workspace（ドキュメント/スプレッドシートなど）からNotionへの移行

• ドキュメントの移行: Googleドキュメントの文章は、MarkdownやWord形式にエクスポートしてからNotionにインポートするか、内容をコピーしてNotionページに貼り付けます。フォーマット崩れ（箇条書きや画像配置など）がないか確認し、必要に応じて手動調整します。コメントや提案モードの履歴は移行されないため、重要な内容は本文に反映しておきます。
• スプレッドシートの移行: 基本的にはExcel同様、CSVエクスポート＆Notionデータベース化が有効です。Googleスプレッドシートの共有リンクをNotionに埋め込むことも可能ですが、長期的にはNotionデータベースに移行し、一元管理と編集履歴の統一を図ります。スプレッドシート特有の関数やグラフはNotionで再構築が必要になる点に注意します。
• スライド・その他ファイル: GoogleスライドやPDF等のファイルは直接Notionで編集できないため、閲覧が主目的のものはNotionページにファイルとしてアップロードまたはGoogle Driveから埋め込みます。共有権限もNotion上で再設定し、フォルダ階層で管理していた資料はNotion上のページ階層やデータベースで整理し直します。
• 組織全体のDrive構成見直し: Google Driveで雑多になっていたフォルダ/ファイルは、この機会にNotionのワークスペース構成に合わせ再構成します。プロジェクトや部門ごとにページを作成し、その中に関連資料を移行。検索性向上のためタグやプロパティを活用し、Notion内で情報を横断的に引き出せるようにします。
• 権限移行: Googleの共有設定（閲覧/編集権限）をNotionではフォルダ単位ではなくページ単位で設定し直します。特定部署のみアクセスさせたいページにはチームスペース機能を活用し、不要になったDrive上の共有リンクは整理するなど、セキュリティ面にも配慮します。

SlackなどチャットツールからNotionへの移行（情報共有の集約）

• 役割の切り分け: Slackはリアルタイムコミュニケーション、Notionはナレッジの蓄積・共有という役割分担を明確にします。まずはSlack上で頻繁に共有・検索される情報（FAQや手順、ナレッジ）がないか洗い出し、それらをNotionページに整理して蓄積する計画を立てます。
• 重要情報の抜け漏れ防止: Slackのチャンネルで決定した事項や蓄積された知見は、埋もれてしまう前にNotionに記録として残すルールを策定します。例えば、「重要な議論の結果はNotionの○○ページにまとめる」「週次ミーティングの議事録はNotionで管理する」といったガイドラインを作成し、チームに周知します。
• ツール連携の活用: SlackとNotionを連携させ、生産性向上に役立てます。Notionでドキュメントが更新された際にSlack通知を送る、SlackからNotionデータベースに素早くアイデアを追加するワークフロー（Zapierなどの外部ツール活用）等を設定し、両ツールのシームレスな連携を実現します。これにより、「情報はNotionに蓄積しつつ、通知や軽い相談はSlack」といった使い分けを自然に定着させます。
• コミュニケーション文化の醸成: 単なるツール移行ではなく、オープンな情報共有文化への変革を意識します。SlackのDMやクローズドな会話で済ませていた内容も、なるべくNotion上で公開し議論・共有することで、部署を超えた透明性の高いコラボレーションを促します。「わからないことがあればまずNotionを検索」が習慣になるよう、経営層からも率先して発信してもらいましょう。

EvernoteからNotionへの移行

• インポート機能の活用: NotionはEvernoteからのデータインポートをサポートしています。Notion画面の「インポート」機能で「Evernote」を選択し、Evernoteのアカウントにログインすることで、ノートやノートブックをまとめて取り込めます。大量のノートがある場合、予めEvernote側で不要ノートを整理した上で、ノートブック単位に順次インポートするとスムーズです。また、ENEXファイル（Evernoteのエクスポート形式）を出力してインポートすることも可能です。
• ノート構造の再編: Evernoteのノートブックは、Notion上ではページやデータベースとして再構成されます。インポート直後はノートが単一ページの集まりになるため、関連ノートをまとめてデータベース化したり、カテゴリ別にページを階層化したりして情報体系を再編します。タグで分類していた情報は、Notion上ではデータベースの「タグ」プロパティ（複数選択プロパティ）として引き継がれるため、フィルタ検索に活用してください。
• 移行時の注意点: ノートの書式やレイアウトが完全には一致しない場合があります。箇条書きや画像配置が崩れていないか確認し、必要なら手動で修正します。添付PDFや音声ファイルなどはNotionにもインポートされますが、再生やプレビューがうまくいかない場合はファイルを再アップロードするなど対処します。また、Evernote上で大量のノートを運用していた場合は、Notionでの権限設定（誰が閲覧・編集できるか）や編集フローを再定義し、移行後の運用トラブルを防ぎましょう。
• 移行後の活用促進: 移行したノートをそのまま置いておくだけでなく、Notionならではの活用方法に展開します。例えば、各ノートをプロジェクトのWikiページやタスク管理ボードと関連付けたり、テンプレート機能を使って会議ノートや議事録として再利用したりすることで、Notion内でノート情報を有機的に活用できます。

移行後の定着化施策：Notion利用を社内に根付かせるには

データ移行が完了したら、それで終わりではありません。 新しいツールが社内に定着し、最大限に活用されて初めてプロジェクト成功と言えます。ここでは、Notion導入後の社内定着を促進するための施策を紹介します。ナレッジの整理整頓からユーザー教育、運用ルール作りまで、継続的に取り組むことで、Notionが社内インフラとして根付いていきます。

ナレッジの整理と体系化

• 情報の体系立てと見える化: 移行された情報を放置せず、組織にとって使いやすい情報体系を整備します。トップページに社内ポータルや目次ページを設け、部署・プロジェクトごとのリンクを整理することで、誰もが必要情報に辿り着きやすい導線を作ります。重複した情報は統合し、古くなったドキュメントにはアーカイブや更新日表示を行うなど、内容の鮮度を保つ工夫も重要です。
• データベース活用によるナレッジ管理: 文書を単にページとして並べるだけでなく、Notionのデータベース機能でナレッジを一元管理します。記事カテゴリや担当者、更新日時といったプロパティを設定し、一覧・カンバン・カレンダーなど多様なビューで情報を閲覧可能にします。これにより、「探している資料が見つからない」といった事態を防ぎ、必要なナレッジを必要な切り口で取り出せる環境を整えます。
• 検索性の向上: Notion内検索の精度を高めるため、ページタイトルや見出し、タグ付けに工夫を凝らします。社内で使う共通用語やプロジェクト名は統一し、略称もなるべく避けることで検索ヒット率を向上させます。定期的に検索ログを分析し、ヒットしづらいキーワードがあればコンテンツに追記するなど、ナレッジの見える化を継続的に最適化します。

ユーザー教育とサポート体制

• 初期トレーニングの実施: 移行直後は社内向けにNotion活用トレーニングを行います。部署ごとやプロジェクトごとにワークショップ形式でハンズオン研修を開催し、基本的なページ作成・編集からデータベース操作まで体験させます。社内のNotion熟練者を講師役に立て、実務に即したユースケース（例：プロジェクト計画ページを一緒に作成してみる等）を題材にすると効果的です。
• ドキュメントと自己学習リソース: トレーニング参加が難しい社員や復習用に、オンラインマニュアルや社内Wikiページを整備します。操作ガイド、ベストプラクティス集、FAQをNotion上で作成し、いつでも参照できるようにします。また公式ドキュメントや外部チュートリアル動画へのリンク集も用意し、社員が自主的に学べる環境を提供します。
• Q&Aサポートとフォロー: 移行後しばらくは、専用のSlackチャンネルや問い合わせフォームでNotionに関する質問を受付ける体制を設けます。プロジェクトチームやITサポート担当者が中心となり、寄せられた質問に迅速に回答したり、必要に応じて個別ヒアリングして課題を解決します。定期的に質問内容を分析し、共通の疑問は先述のFAQに追記するなど、ナレッジを蓄積していきます。
• 継続的な教育機会: 導入から時間が経った後も、定期的にフォローアップ研修や勉強会を開催し、新機能の紹介や活用事例の共有を行います。また、人事研修の一環として新入社員にNotionトレーニングを組み込むことで、世代を超えてツール利用スキルが受け継がれるようにします。

運用ルール・ガバナンスの確立

• ページ作成・編集権限のルール化: 誰もが自由に情報発信できる一方で、重要ページが乱立・散逸しないようガバナンスを効かせます。トップレベルのページ作成は管理者のみ許可し、部署フォルダ（チームスペース）配下では各チームに任せる、といったルールを策定します。編集権限もロールに応じて適切に設定し、「誤って消してしまった」「意図しない編集が入った」といった事態を防止します。
• コンテンツ命名規則・テンプレート: ページタイトルの命名規則（例：「PJ名_会議体名_日付」など）やタグの使い方を定め、誰が見ても内容が推測できるよう統一します。よく使う文書はNotionのテンプレート機能を活用し、フォーマットを標準化することで入力漏れ防止と生産性向上を図ります。
• ガイドラインの明文化: 上記ルールや推奨ワークフローを「Notion利用ガイドライン」としてドキュメント化し、社内に展開します。例えば、「公式文書は承認フローを経て掲載」「古い情報は○ヶ月更新がなければアーカイブフォルダへ移動」等、運用上の取り決めを明示します。定期的にガイドラインを見直し、運用実態に合わせてアップデートすることも重要です。
• 監査とバックアップ: エンタープライズ利用の場合、セキュリティやコンプライアンスの観点から、監査ログのチェックや定期的なデータエクスポートによるバックアップ取得も検討します。万一のデータ消失に備えてワークスペース全体のエクスポートを実施したり、社員離職時にその人のMyページをどう扱うかといった運用も事前に取り決め、安心して使える基盤を維持します。

ツール移行を業務改革・文化変革につなげるには

Notionへの移行は、単なるツールの置き換えではなく、業務プロセスの改革や社内文化の変革につなげる絶好の機会です。 最後に、ツール移行を起点として企業が得られる変化と、その視点を持ってプロジェクトを進める重要性について確認します。新しいプラットフォームを導入したからには、従来のやり方にとらわれない前向きな改革を推進しましょう。

オープンな情報共有文化へのシフト

• サイロ化からオープンへ: Notionは情報を社内の誰もがアクセスしやすい形で蓄積できます。従来、Excelや個人PC上に散在していた情報をNotionに集約しオープンに共有することで、部門間のサイロを打破できます。誰もが知りたい情報にすぐアクセスできる環境は、社員同士の信頼とコラボレーションを促進します。
• 属人化の解消: 業務知識が特定の個人やチームに閉じていた状態を改め、ナレッジを組織の財産として共有する文化に転換します。Notion上に業務マニュアルやナレッジベースを構築し、属人的な業務も引き継ぎやすい仕組みにすることで、人が変わっても業務が滞らない強い組織を目指せます。
• 発信とフィードバックの活性化: Notionを社内の情報発信プラットフォームとして位置づけ、誰でも提案やアイデアをページとしてまとめ共有できる風土を醸成します。いいね機能やコメント機能を活用し、発信に対してフィードバックし合うことで、社員参加型の双方向コミュニケーションが実現します。このような取り組みが創造性を引き出し、現場発の改善提案やイノベーションを生む土壌となります。

業務プロセスの見直しとDX推進

• 非効率業務の洗い出し: 新ツール導入を機に、既存の業務プロセスを棚卸しします。紙やメールに依存していたワークフロー、Excelで管理していた手作業プロセスなどをNotionに置き換えることで簡素化できないか検討します。例えば、会議のアジェンダ作成〜議事録共有をNotionで一元管理する、タスク管理をNotionのボードビューで見える化するといった具合に、従来の非効率をデジタルで最適化していきます。
• ツール統合による効率化: Notionは他の様々なツールと連携可能です（GoogleドライブやSlack、カレンダー等との埋め込み・リンク共有）。複数ツール間で重複入力していた情報をNotionに統合することで、「ここを見れば全てわかる」というワンストップの業務ハブを構築できます。これにより業務の抜け漏れや伝達ミスを減らし、社員の意識も常にNotionに情報を集約する方向へシフトします。
• DX（デジタルトランスフォーメーション）の一環: Notion導入プロジェクトを、単なるITツール導入ではなくDX戦略の重要ピースとして位置付けます。社内の情報資産をデジタルで一元管理し、必要なデータに基づいて迅速な意思決定ができる環境を整えることは、DXの土台となるものです。加えて、社員がNotionを使いこなす経験を通じてデジタルリテラシーが向上し、新しいツールやテクノロジーへの抵抗感が減る効果も期待できます。
• 継続的な改善とデータ活用: Notionに蓄積されたデータを活用し、業務KPIのトラッキングやナレッジ分析を行うことで、継続的な業務改善サイクルを回します。例えば、「社内FAQページの閲覧数が多い問い合わせ事項を自動化する」「プロジェクトの振り返りデータから課題パターンを抽出して対策する」といった取り組みも可能になります。単一ツールへの移行が、データに基づく経営や業務改革へと波及していくのです。

まとめ・次のステップ

Notionへの移行は、事前準備と工夫次第で驚くほどスムーズに実現できます。 本ガイドで述べたポイントを押さえれば、各種ツールからのデータ移行や社内定着も効果的に進められるでしょう。情報が一元管理されたNotion環境により、業務効率化だけでなく社内コミュニケーションの活性化や文化改革といった波及効果も得られるはずです。

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