もうExcel管理は限界？Notionで脱Excelする方法とメリット

はじめに

多くの企業で日々の業務データ管理にExcelが使われています。営業実績の管理表や社内の申請書類、タスク一覧まで、Excelファイルが社内に散在していないでしょうか。しかしExcel中心の情報管理には様々な課題が潜んでおり、DX推進や業務効率化の観点から見直しが求められています。本記事では、業務部門・DX推進担当・情シス・営業管理部門の皆様に向けて、Excelからオールインワンワークスペース「Notion」への移行によって得られるメリットと導入のポイントを解説します。現在のExcel管理にありがちな問題点を洗い出し、Notionならそれらをどう解決できるのか、さらに移行ステップや具体的なユースケース、失敗しないための導入ポイントまで網羅的に紹介します。

Excelベースの情報管理にありがちな課題

まず、Excelで業務データを管理する場合によく見られる非効率やリスクを整理します。Excel自体は便利なツールですが、チームや組織で情報を扱うには設計上の制約から以下のような課題が生じがちです。

• 属人化（ブラックボックス化） – Excelは基本的に個人PC上で作業するツールであり、ファイル作成者しか分からない部分や編集できない箇所が生まれやすく、情報が担当者に閉じてしまいます。例えば複雑な関数やVBAマクロを駆使したExcelは作成者しか仕組みを理解できず、担当者が休んだり退職した途端に誰もメンテナンスできない「ブラックボックス」になるリスクがあります。属人化したExcel管理はノウハウ共有を阻害し、組織全体の業務効率を下げる原因となります。
• ファイル共有とバージョン管理の煩雑さ – Excelファイルをメール添付でやり取りしたり、ファイルサーバで個別管理していると、最新版がどれか分からなくなる問題が頻発します。「○○(最新).xlsx」「○○(最終版)_final.xlsx」といったファイルが乱立し、どれが正確なデータか分からない…といった混乱は致命的なミスにつながりかねません。また、Excelは複数人で同時編集が基本できない（クラウド版Excelでも編集権限や競合の問題が残ります）ため、リアルタイムな情報共有ができず常に情報が過去のものになりがちです。外出先からスマホで最新データを確認・更新することも難しく、オフィスに戻ってから更新するうちにタイムリーさを失ってしまいます。
• 非効率な更新・集計作業 – 部門や担当者ごとにExcelファイルが分散し、データがあちこちにサイロ化しがちです。必要な情報を探すだけで時間が溶けてしまい、担当者は「どのファイルに何を記録したか？」と検索に追われることになります。複数ファイルに分かれたデータを手作業でコピペ集計するケースも多く、ファイル結合やピボット集計のたびに大きな工数がかかります。手作業が増えればそれだけヒューマンエラーのリスクも高まり、コピー漏れや入力ミスが請求金額の誤りなど重大なミスにつながる可能性も指摘されています。このようにExcelは本来システムが自動で行うべきデータ紐付け・更新履歴の保存・アクセス制御等を人間がすべて手作業で行わねばならず、本来の業務以外に割かれる時間が膨大になりがちです。

以上のような問題は「Excelが複数人でリアルタイムに情報を共有・活用するためのデータベースとして設計されていないこと」に起因します。Excelはあくまで個人用の表計算ソフトであり、組織で必要とされる「誰もがいつでもどこでも正確な情報にアクセスできる一元管理基盤」には向いていないのです。では、こうしたExcel管理の限界をどう打破すればよいのでしょうか。その答えの一つがNotionへの移行です。

Notionへの移行で解決できること：4つのメリット

オールインワンワークスペースであるNotionに情報管理を移行することで、前述のExcelの課題を解消しつつ業務効率を飛躍的に高めることができます。Notionはドキュメント作成、データベース、タスク管理、Wiki（ナレッジ共有）など多彩な機能を統合したクラウドサービスで、チームや部署の「あらゆる情報を一元管理」できるプラットフォームです。具体的なメリットを見ていきましょう。

• データの一元管理と情報共有の容易さ – Notion上に業務データを集約することで、社内の情報資産を一箇所で一元管理できます。顧客リストやプロジェクト進捗、社内手順書やFAQまで、関連情報を階層構造で整理・配置できるため、必要な情報に社員がすぐアクセスできる環境を構築可能です。強力な検索機能も備わっており、「あの資料はどこだっけ？」という場合でもキーワード検索ですぐに見つけ出せます。部署やチームの垣根を超えて最新情報をリアルタイム共有でき、組織全体で単一の「最新データ」を参照できるため、Excelのようにファイルの最新版を探す無駄もなくなります。
• リアルタイムな共同編集とマルチデバイス対応 – Notionはクラウドベースのサービスのため、複数人が同時に同じページを編集・閲覧可能です。誰かが更新すれば変更内容は即座に全員に共有され、常に最新情報が反映されます。もちろんPCだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセスできるので、場所を選ばず情報確認・入力が可能です。例えば営業先からモバイルで案件データを更新すれば、オフィスのチームもすぐに共有を受けられます。コメント機能を使えばページ上でディスカッションやフィードバックもでき、情報共有とコミュニケーションがリアルタイムに行えます。このように「常に最新・同じ情報を見て協働できる」のがNotionの強みです。
• 業務の自動化・効率化 – Notionのデータベース機能は単なる表ではなく、項目同士のリレーション（関連付け）や集計、様々なビュー切替えが可能な柔軟なデータベースです。例えばExcelで別々に管理していた顧客リストと案件管理をNotion上でリンクさせれば、顧客ページから関連する案件一覧を自動表示するといったことができます。重複入力や手作業の集計を減らし、更新ミスも防止できます。また外部サービスとの連携やNotion APIを活用することで更なる自動化も可能です。例えば問い合わせフォームやGoogleフォームの回答をNotionデータベースに自動登録したり、Notion上で申請ページが作成されたら承認者に通知し承認後にステータス更新するといったワークフローを組むこともできますルーチン作業をNotionでデジタル化・自動化することで、本来の業務に充てる時間を創出できます。
• 権限管理とセキュリティの向上 – Notionではページ単位・データベース単位で閲覧権限や編集権限を細かく設定でき、組織の情報を適切に守りながら共有できます。例えば社内ポータルは全社員閲覧可、案件管理DBは営業チームのみ編集可、といった制御が簡単に行えます。ゲストユーザー招待機能を使えば社外との必要な情報共有も安全に実現可能です。変更履歴（バージョン履歴）も自動保存されるため、誰がいつ編集したか後から確認することもできます（有料プランでは30日以上の履歴保存）。Excelのようにファイルが簡単に社外に持ち出されたり、誰がどの情報にアクセスしたか追跡不能…といった事態もNotionなら防ぎやすく、情報ガバナンスを強化できます。アクセス権限のコントロールと履歴管理により、安心して情報共有が行えるのもNotion移行の大きなメリットです。

以上のように、Notionは「チームの情報を一か所にまとめ、リアルタイムに共有・活用できるデータ基盤」となり得ます。実際、社内ポータルをGoogleサイトからNotionに移行した企業では「情報の一元管理」というNotionの魅力を実感し、柔軟性や機能性の高さから移行を決断しています。では、具体的にExcelからNotionへ乗り換えるにはどう進めれば良いでしょうか。次章で移行の手順とポイントを解説します。

ExcelからNotionへの移行ステップと注意点

Excelに蓄積されたデータや管理手法を、なるべくスムーズにNotionに移行するための一般的なステップと注意事項を整理します。新しいツール導入では「今まで作り溜めたExcel資産をどうするか」が壁になりがちですが、以下のように進めれば大きな負担なく移行可能です。

1. 現行Excel資産の棚卸しと設計見直し – まず、現在Excelで管理しているデータやファイルを洗い出し分類します（例：顧客リスト、案件管理表、社内申請書、ナレッジ集など）。その上でNotion上での構成を設計しましょう。単純にExcelファイルを丸ごと移すのではなく、Notion流に情報を整理し直すことがポイントです。例えば複数の関連Excelがある場合は1つのデータベースに統合し属性を増やす、マクロで連携していた処理はNotionのリレーション機能で再現する、といった具合に「最適なデータベース構造」を考えます。目的（何を実現したいか）を明確にしてページ構成を決めることが大切です。目的がはっきりすれば自ずとデータベースやページの設計が定まり、移行後の運用もうまくいきます。
2. データの移行（インポート） – Notionには他ツールからのインポート機能が用意されており、ExcelのデータもCSV形式で取り込むことができます。Excel側で必要なシートをCSVファイルに保存し、Notion上で新規ページ→Import→「CSV」を選択してファイルを指定するだけで、該当データがNotionのデータベースページとして生成されます。項目名もCSVの1行目から自動設定されるため、基本的なデータ移行は短時間で完了します。既存のExcelファイルがあるなら、CSVインポートを利用することで手入力し直す手間を大幅に省けます。※複数シートに分かれている場合はシートごとにCSV化して個別に取り込みましょう。
3. データベースの設定調整 – インポート後は、Notion上で各データベースの項目プロパティ設定を調整します。例えば日付や数値の列はプロパティを「Date型」「Number型」に設定し直し、選択肢項目は「Select/Multi-select型」で候補値を登録します。これによりデータが適切に型付けされ、ソート・フィルタ・集計などNotionのデータベース機能をフル活用できるようになります。またリレーションやロールアップを設定してExcelで手作業だった他表参照・集計を自動化したり、表示形式（ボードビューやカレンダービューなど）を追加してデータを多角的に閲覧できるようにしましょう。インポート直後の段階では最低限のテーブル構造しかありませんので、業務で使える形にカスタマイズする作業が必要です。
4. 試行運用とフィードバック – 移行したデータベースを使ってみて、現場からのフィードバックを収集します。Excelにあった運用上の細かいルール（入力ルールや計算ロジック）はNotion上でどのように再現・簡素化できるか確認しましょう。必要に応じて数式プロパティで計算式を設定したり、フィルターやビューを追加して使い勝手を調整します。Excelで使っていたマクロ機能の代替については、Notion単体では高度な計算は難しいケースもありますが、多くの場合はデータベースの組み合わせや外部ツール連携で対応可能です（※複雑な分析や大量データ処理が必要な場合は、NotionとExcelを役割分担して使い分ける判断もあり得ます）。試行段階で課題を洗い出し、運用フローを確立していきます。
5. 本格運用とExcelからの卒業 – 準備が整ったらチーム全体でNotion運用を開始します。過去のExcelファイルは参照専用にし、新しいデータ入力や更新作業をNotion上で行うよう徹底しましょう。移行当初は「慣れない」「本当にExcelを使わなくて大丈夫か」と不安の声も出るかもしれません。しかし一定期間Excelを凍結してNotionに一本化することで、新しいワークフローが定着します。Notion上に十分なデータが蓄積されてくれば、もはや煩雑なExcel管理に戻る必要はなくなるでしょう。運用開始後も継続的にページ構成やテンプレートを改善しつつ、より便利な使い方があれば随時取り入れてください。

注意: Notionへの移行は単なるファイル変換ではなく、業務のデータ管理手法そのもののアップデートです。そのため、Excelの構造をそのままコピーするのではなく、この機会に情報設計を見直すことが重要です。場合によってはゼロからシステムを作り直すくらいの発想で、Notion上で最適な形を構築する方が結果的に効率的です。また、移行当初はExcelとNotionの二重管理にならないよう注意しましょう（移行期間を決めたらExcelは参照のみとし、新規入力はNotionに一本化する）。そうすることで、徐々にメンバー全員がNotionに慣れ、新しい環境での業務が軌道に乗ります。

Notion活用ユースケース紹介

続いて、実際にNotionを使ってどのように業務を管理できるのか、代表的なユースケースを3つ紹介します。Excelで管理していたケースをNotionに置き換えることで得られる具体的な効果をイメージしてみてください。

営業案件管理：案件進捗を一元管理し“見える化”

営業部門でよく使われる案件管理表も、Notionに移行することで飛躍的に管理しやすくなります。Excelでは担当者ごとに案件シートを持ち集計に苦労していたような場合でも、Notionなら一つのデータベースで顧客～商談～契約まで一元管理可能です。例えば以下の図は、Notion上に作成した案件管理データベースをボードビュー（カンバン方式）で表示した例です。

Notionによる営業案件管理データベースのボードビュー例。一つのデータベースで問い合わせから受注まで案件の進捗を管理。ステータス（商談待ち、提案済み、対応中など）ごとにカードを左から右へドラッグ＆ドロップで移動させるだけで状況を更新でき、案件の現状が一目で可視化できます。

このように、Notionでは案件ごとのステータス管理が直感的に行えます。各案件カードには企業名・担当者・連絡先や金額など自由な項目を持たせられ、カードを開けば商談メモや見積書ファイルを添付して蓄積することもできます。更新内容はリアルタイムにチーム全員へ共有されるため、「最新の案件リストをExcelで送ってください」という手間も不要です。問い合わせ対応から提案、受注、請求書発行までの流れをNotion上で完結させた事例では、案件の進捗状況を一元で把握できるようになり業務効率が向上したとの報告もあります。属人的になりがちだった商談情報が共有資産となり、営業チーム全体のナレッジも蓄積しやすくなるでしょう。

社内申請フロー管理：申請～承認プロセスの効率化

経費精算や休暇申請など、社内の承認フローにもNotionは活用できます。従来、紙やメールやExcelフォームで行っていた申請業務をNotionに移行すれば、申請→承認→記録を一つのプラットフォーム上で完結できます。例えばNotion上に「申請データベース」を作成し、社員はそこで新規ページとして申請内容を入力・提出します。承認者はそのページを確認してコメント欄で承認可否を伝えたり、ステータス欄を「承認済み」に更新するだけでワークフローが完了します。申請ページには添付ファイルや関連リンクも残せるため、証憑ややり取りもすべて一箇所に記録されます。

さらに効率化するなら、Notionのフォーム機能や外部連携を活用する方法もあります。例えばNotion内にフォームを埋め込み社員が入力しやすくしたり、あるいはGoogleフォーム等で回答を集めて自動的にNotionにデータ登録する連携テンプレートも提供されています。承認プロセス自体も、NotionとSlack/メールを連携させて「承認依頼の通知→ステータス更新→結果通知」を自動化するノーコードツールの活用事例があります。このようにNotionを簡易ワークフローシステムとして使うことで、申請者・承認者双方の手間を削減し、承認待ちの“見える化”による業務の滞留防止も期待できます。実際にNotion上でワークフローを構築した企業からは「申請・承認プロセスが劇的にスピードアップした」「履歴管理も楽になった」といった声も聞かれます。特に小規模なチームでは、Notionと無料の自動化ツールで十分に承認フローが回せるでしょう。

社内ポータル＆ナレッジ管理：情報共有のハブに

情シス部門や全社DX推進担当の方にとって関心が高いのが社内ポータルサイトとしてのNotion活用です。NotionはドキュメントやWiki機能に優れており、社内規程集や業務マニュアル、人事制度、FAQ、社内ニュース等あらゆる情報を集約した社内ポータルを構築できます。社内ポータルには様々な情報（会社ルール、申請手順、部署のプロジェクト状況など）を載せる必要がありますが、Notionならそれらを階層構造で整理し見やすく配置できるため、社員は必要情報に迅速にアクセス可能です。加えてデザインやレイアウトのカスタマイズ性も高く、自社ブランドやカルチャーに合わせたページ作りができます。例えばトップページに社ロゴやアイコンを配置したり、部署ごとにページを分けてカラーで識別する、タスクボードやカレンダーを埋め込んでプロジェクト進捗を見せる等、柔軟にデザイン可能です。

また、Notionポータルは常に最新情報を全社員と共有できる点も大きな魅力です。更新があれば即座に全員が閲覧でき、ページに対してコメントで質問やフィードバックを書くこともできます。従来のイントラサイトでは更新通知が行き届かず「存在自体知らない資料」が埋もれがちでしたが、Notionなら履歴から更新箇所を把握したり、変更点にメンションで担当者へ知らせる運用も容易です。インターグ社の事例では、社内ポータルをNotionに移行した結果「情報の一元管理」というNotionの強みを実感し、社内コミュニケーションやナレッジ共有が飛躍的にスムーズになったと報告されています。特に「一つのツールであらゆる用途に活用できる柔軟性」が評価され、社内の様々な情報発信・共有がNotionに集約されたとのことです。さらにNotionには社内手続きテンプレートや社員名簿テンプレート、プロジェクトWikiテンプレート等も揃っており、これらを利用すれば短期間でポータルを立ち上げ可能です。運用コスト（サーバ維持やHTML編集など）も削減できるため、情報システム担当者にとっても管理しやすいプラットフォームと言えるでしょう。

失敗しないNotion導入のポイント

最後に、ExcelからNotionへの移行を確実に成功させるためのポイントを押さえておきましょう。新しいツール導入では最初の定着が肝心です。以下の点に注意すれば、スムーズに移行効果を発揮できます。

導入目的の明確化と段階的な展開

闇雲に「Notionが便利そうだから」と導入しても真の価値は引き出せません。まずは自社の情報共有や業務管理の課題を特定し、「○○な課題を解決する手段としてNotionを使う」という導入目的を明確化しましょう。例えば「属人化している営業案件情報を見える化したい」「散在する社内マニュアルを一元管理したい」などです。目的が定まれば、Notion上で何を構築すべきか優先順位が見えてきます。最初から欲張りすぎず、シンプルなところから始めて徐々に拡張するのも成功のコツです。多機能なNotionに惹かれて最初からあれもこれも詰め込むと、かえって混乱して定着しません。まずは重要な用途に絞って導入し、小さな成功体験を積んでから範囲を広げる段階的アプローチが有効です。

テンプレートの活用とベストプラクティス

Notionにはコミュニティや公式が提供する豊富なテンプレートがあります。ゼロから全て独自に作り込むより、目的に近いテンプレートをカスタマイズすれば工数が削減できます。実際、Notion導入企業の担当者も「テンプレートを利用すればゼロから作る必要はなくなる」と語っています。営業用CRMやプロジェクト管理、社内Wikiや申請フロー管理など、様々な公開テンプレートが存在しますので上手に参考にしましょう。テンプレートから始めれば運用イメージを共有しやすく定着も早いです。テンプレート採用とあわせて自社用の雛形・命名規則を整え、チームで統一した使い方ができるようにしましょう。

明確な運用ルールの整備

Notionをチームで使う際にはルール作りも重要です。自由度が高いツールだけに、ガイドライン無しで使い始めると人によって使い方がバラバラになりがちです。例えばページの階層構造や命名規則、タグ付けの方法、アーカイブの手順など最低限の取り決めを最初に共有してください。実際によくある失敗例として「計画性のない乱雑なワークスペース」を作ってしまい情報が散乱するケースがあります。これを防ぐにはワークスペースの階層構造を意識した設計やチームスペースの分割など計画的なセットアップが有効です。また「データベースの権限設定」「編集ルール（勝手に削除しない、など）」も定めておくと安心です。社内にNotion管理者を置き、定期的に内容を整理・棚卸しする運用もよいでしょう。明確なルールとガイドラインを策定しトレーニングすることで、チーム全員が効果的にコラボレーションできるようになります。

トレーニングとサポートの実施

Notionは便利ですが学習コストも多少あります。特に非IT部門の従業員には最初戸惑いがあるかもしれません。そこで導入時にはトレーニング機会を設け、基本的な使い方や社内ルールをレクチャーしましょう。社内にNotionエバンジェリスト（伝道師）的な担当者を立てて質問対応できるようにすると安心です。また最初は小規模グループで試験運用し成功事例を作ってから全社展開するパイロット導入も効果的です。トップダウンで「社内の業務フロー自体をNotion中心に変えてしまう」のも強力な手段です。例えば「マニュアル類はNotionにしか置かない」「日報・週報はNotion上で提出する」といった運用にしてしまえば、否応なく全員が使い方に慣れていきます。導入初期に手厚いサポートを行い、「使った方が便利だ」という体験を積んでもらうことで定着が進むでしょう。Notionの操作自体は直感的で難しくなく、一度慣れれば業務効率向上の手放せないツールになるはずです。

おわりに：お問い合わせのご案内

ここまで、Excel中心の情報管理に潜む課題と、それを解決するNotionへの移行メリット・導入ポイントについて詳しく解説しました。属人化やファイル管理の煩雑さにお悩みの組織にとって、Notionはデータ一元管理によるDX推進の強力な味方となります。実際のユースケースや導入のコツも踏まえてご紹介しましたが、読者の皆様の環境に合わせた詳細な計画策定やカスタマイズ支援も可能です。当社ではNotion導入支援サービスを提供しており、現状の業務ヒアリングから最適なワークスペース構築、運用定着までトータルでサポートいたします。

「Excel管理を脱却して業務効率化を実現したい」「自社にNotionを導入したらどうなるか詳しく知りたい」とお考えでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。専門のコンサルタントが貴社の課題に沿ったNotion活用法をご提案し、DX推進を強力にバックアップいたします。この記事をきっかけに、皆様の組織で「情報の一元管理による生産性向上」が実現されることを願っております。まずはお問い合わせフォームより、ご相談内容をお聞かせください。一緒にExcel依存から脱却し、スマートな情報管理基盤を築いていきましょう！