「読む時間」を9割削減。Notion AIで要約を”仕組み化”し生産性を上げる方法

「この資料、要点だけ教えて」「結局、会議で何が決まったの？」

あなたのチームでこうしたやり取りが日常的に発生していませんか？もしかしたら情報共有の仕組みに問題があるサインかもしれません。

生成AIで文章を要約すること自体は、今や簡単にできる時代になりました。しかし、要約を「その場限りの作業」で終わらせず、組織の情報共有基盤として定着させるには、別のアプローチが必要です。

この記事では、Notion AIを使って要約を”仕組み化”し、チーム全体の「読む時間」を削減し、生産性を向上する方法をご紹介します。

なぜ「AIで要約」だけでは不十分なのか

AIに「要約して」と指示すれば、どんなツールでもそれなりの要約が返ってきます。

しかし、多くの組織でAI要約が定着しない理由は、要約した”後”の運用にあります。

• 要約結果をどこに保存するのか
• 誰がいつ要約を作成するのか
• 過去の要約をどうやって探すのか

これらが決まっていなければ、結局「必要なときに毎回AIに聞く」という属人的な運用に戻ってしまいます。

Notion AIが他の生成AIツールと異なるのは、要約を”情報資産”としてデータベースに蓄積し、チームで共有・再利用できる点です。

Notion AIの要約が”仕組み”になる3つの理由

1. データベース × AIブロックで「要約」を自動作成

Notionでは、議事録や日報、顧客情報などをデータベースで管理できます。

このデータベースに「AIブロック」という機能をを組み込むことで、ページを作成するたびに自動で要約欄が生成される仕組みを構築できます。

たとえば、議事録データベースに以下のようなAIブロックを設定しておけば、会議内容が登録されるたびに、決定事項やアクションアイテムが自動的に抽出されます。

設定例：「この議事録から、決定事項を3点、ネクストアクションを担当者付きで箇条書きにしてください」

議事録のデータベース一覧で各会議の要約を俯瞰できるため、個別の議事録のページを開かなくても全体像を把握できるようになります。

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2. テンプレート化で「誰でも同じ品質」を実現

毎回プロンプトを考えながら入力するのは、想像以上に手間がかかります。

Notionの「データベーステンプレート」にAIブロックを埋め込んでおけば、ボタンひとつで毎回同じ形式の要約を生成できます。

• 議事録 → 「決定事項・保留事項・アクションアイテム」の3点抽出
• 商談メモ → 「顧客の課題・提案内容・次回アクション」を整理
• 調査レポート → 「結論・根拠・推奨アクション」を要約

AIに不慣れなメンバーでも迷わず使えるため、業務の属人化を防ぎ、チーム全体の生産性が向上します。

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3. AIミーティングノートで録音から要約まで一気通貫

Notion AIの中でも特に注目されているのがAIで議事録の文字起こしと要約ができる「AIミーティングノート」です。

会議中の音声をリアルタイムで文字起こしし、その内容をもとに決定事項やアクションアイテムを要約してくれます。会議終了後すぐにサマリーが生成されるため、議事録作成の工数がほぼゼロになります。

さらに、抽出されたアクションアイテムはそのままタスクとして登録できるため、「会議で決まったことが実行されない」という問題も解消できます。

Notion AI活用シーン別：要約の仕組み化パターン

議事録運用：会議後5分で全員に共有

従来の議事録運用では、担当者が会議後に内容を整理し、共有するまでに数時間〜翌日かかることも珍しくありませんでした。

Notion AIを活用すれば、会議終了直後にボタンをクリックするだけで、AIミーティングノートで文字起こしした議事録の要約がすぐに完成し、参加できなかったメンバーにも即座に要点を共有できます。

「会議に出ていないから分からない」という情報格差がなくなり、意思決定のスピードが上がります。

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営業日報・商談メモ：顧客情報を資産化

商談メモを個人のノートやExcelに書き溜めているだけでは、担当者が異動・退職したときに貴重な情報が失われてしまいます。

Notionなら、顧客管理データベースと議事録データベースを連携させ、商談ごとに「顧客の課題」「提案内容」「次回アクション」をAIで要約・蓄積できます。これにより、顧客情報が個人の記憶ではなく、組織の資産として残り続ける仕組みが構築できます。

引き継ぎの場面でも効果は絶大です。新しい担当者は、過去の膨大な商談履歴を一から読み込む必要はありません。AIが自動抽出した要約を確認するだけで、顧客との関係性や進行中の案件をすばやく把握でき、スムーズに業務へ入れます。

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社内Wiki・ナレッジベース：長文マニュアルも一目で把握

社内規定や業務マニュアルは、情報量が多いほど「読まれない資料」になりがちです。

各ページの冒頭にAI要約を設置すれば、必要な情報かどうかを瞬時に判断でき、ナレッジの活用度が大きく向上します。

PDF・外部ファイルの要約：資料の中身を開かずに把握

Notion AIの要約機能は、ページ内のテキストだけでなく、アップロードしたPDFや画像にも対応しています。

たとえば、取引先から届いた契約書PDF、過去に保存していた調査レポート、スキャンした紙資料の画像なども、Notion上で要約を生成できます。

従来であれば、ファイルを開いて内容を確認し、必要に応じて別のツールで要約する——という手間がかかっていました。Notion AIなら、ファイル形式を問わず同じ操作で要約でき、結果はページ内に保存されます。元データと要約を一緒に管理できるため、後から見返す際にも便利です。

情報の取り込みから整理、共有までをひとつのツールで完結できる点は、Notion AIならではの強みです。

要約精度を安定させる設計のコツ

「要約して」だけでは不十分

AIに「要約して」とだけ指示すると、何を重視すべきか判断できず、抽象的で使いにくい結果になりがちです。

精度の高い要約を得るには、役割と出力形式を明示することが重要です。

良い例：「プロジェクトマネージャーの視点で、リスクと課題に絞り、3点に箇条書きでまとめてください」

悪い例：「要約して」

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カスタム指示で出力ルールを統一

Notion AIには、あらかじめAIにルールや前提条件を覚えさせておける「カスタム指示」機能があります。

たとえば、以下のような設定が可能です。

• 出力ルール：「常に結論を最初に書く」「箇条書きで簡潔にまとめる」「専門用語は平易な言葉に置き換える」
• 社内用語の登録：プロジェクト名や略称、業界特有の専門用語をあらかじめ登録

これらを設定しておけば、毎回プロンプトで細かい条件を指定しなくても、自社の方針に沿った一定品質の要約が生成されます。

この仕組みの大きなメリットは、属人化の解消です。新しく配属されたメンバーやAI活用に慣れていない人でも、ベテラン社員と同じ精度でNotion AIを使いこなせるようになります。「プロンプトの書き方を教える」といった教育コストも不要になり、チーム全体の底上げにつながります。

カスタム指示を使いこなせば、Notion AIは単なる要約ツールではなく、自社業務に最適化された”専属アシスタントへと進化します。

セキュリティと料金プラン

企業利用でも安心のデータ保護

Notion AIは業務利用を前提に設計されており、入力したデータがAIの学習に使われることはありません。社内の機密情報や顧客データを扱う場面でも、安心してNotion AIを活用できます。

さらに、SAML SSO、監査ログ、データ暗号化など、エンタープライズ向けのセキュリティ機能も充実しています。

Notion AIの要約機能を本格的に業務で活用するには、ビジネスプラン以上への加入が必要です。

プラン	主な特徴	こんな組織におすすめ
ビジネス	SAML SSO、データベース権限の詳細設定など	部門単位での導入、チーム利用
エンタープライズ	SCIMによるユーザー管理、監査ログ、高度なセキュリティ設定	全社展開、統制・コンプライアンス要件がある組織

全社展開やIT統制が要件になるケースでは、エンタープライズプランの検討をおすすめします。自社の規模や運用要件に合わせて、最適なプランを選びましょう。

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asleasleadが支援する「伝わる情報共有」の仕組みづくり

Notion AIは生産性を向上する強力なツールですが、ツールを導入しただけでは運用は定着しません。

株式会社野村総合研究所（NRI）aslead事業部は、Notionの公式代理店として、「必要な情報が、必要な人に、分かりやすくすぐ届く」仕組みを組織に根付かせるためのNotion導入伴走支援を提供しています。

• 運用設計：どの業務にAI要約を組み込むか、テンプレートとルールを設計
• セキュリティ診断：自社のポリシーにNotion AIが適合するか事前に確認
• 段階的な展開支援：パイロット部署での検証から全社展開までをサポート

「読む時間」を減らし、「考える時間」を増やす。Notion AIを活用した新しいワークスタイルを、一緒に設計しませんか？

無料トライアルのお申込み、スモールスタートでの検証や活用ロードマップの策定など、お気軽にこちらまでご相談ください。

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