Notion AIで文章作成を劇的に効率化！実務で使えるプロンプトの作り方と注意

Notion AI で文章作成を活用すれば、企画書やマニュアル、社内資料など、日々の文章作成業務を大幅に効率化できます。社内ナレッジをソースにした文章を生成でき、セキュリティ面でも優れているのが魅力です。

しかし、「思ったような文章が出てこない」「プロンプトを考えるのが大変」と感じている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、Notion AI の文章作成機能について、活用例や実務で使えるプロンプトの作り方、注意点を解説します。

Notion AIで文章作成！ビジネスシーンでの活用例

Notion AI は、単なる文章生成ツールではなく、日々の業務プロセスそのものを効率化できる点が特徴です。

まずは、実際のビジネス現場における代表的な活用例を紹介します。

ドキュメントの骨子作成

Notion AIの文章作成機能を活用すれば、ドキュメントの骨子や構成案を短時間で作成できます。

新規プロジェクトの企画書、提案資料、社内向けの方針説明資料、オウンドメディアの記事構成なども、簡単な指示を与えるだけでアウトラインの生成が可能です。

生成された構成案をベースに、人の手で具体例や数値、社内事情を追記していくことで、白紙から書き始める場合と比べて、スピードと品質を両立しやすくなるでしょう。

骨子や構成案をゼロから考える必要がなくなることで、人的リソースをより付加価値の高い作業に集約できます。

ビジネスメール・チャット返信

Notion AIは、社内外に送るビジネスメールやチャットの文章作成にもおすすめです。

伝えたい要点を箇条書きで入力するだけで、相手との関係性や文脈を考慮した自然な文章に整えてくれます。

• 取引先への依頼メール
• 社内メンバーへの進捗共有
• 上司への報告文　など

メモレベルの文章も、AIが正しい敬語やビジネス表現に変換してくれるため、「言い回しに迷って時間がかかる」「文章を何度も書き直す」といった悩みを解決できるでしょう。

文章作成に自信がない人でも、一定水準のアウトプットを安定して作れる点は、Notion AIの大きなメリットです。

マニュアル・手順書の作成

Notionは、日常業務のメモやナレッジを蓄積するツールとしても活用可能です。

Notion上に業務メモや作業ログを蓄積しておけば、Notion AIが体系的なマニュアルや手順書へと自動で整理してくれます。

断片的な情報を一つずつまとめ直す必要がなく、既存の情報を再利用する形で資料化できる点が特徴です。

蓄積されたナレッジをそのまま文章作成に活かせる点は、ワークスペースとAIが一体化しているNotionならではの強みといえるでしょう。

既存資料の多言語展開

Notion AIは、日本語・英語をはじめ、中国語、韓国語、フランス語など14の言語に対応しています。（2026年1月時点）

外部の翻訳ツールを使う場合にありがちなコピー＆ペーストの手間や、レイアウト崩れを気にする必要がなく、Notion上でスムーズに翻訳が完結するのも魅力です。

日本語で作成した資料を、構成や意味を保ったまま他言語に翻訳できます。言語の壁を理由にした情報共有の遅れを防ぎ、グローバルプロジェクト用の資料作成においても作業効率の向上が期待できるでしょう。

Notion AIでの文章作成・翻訳精度については、無料トライアルでお試しいただけます。

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Notion AIで高品質な文章を引き出すプロンプト作成のコツ

Notion AI で安定して高品質な文章を作成するためには、入力するプロンプトの設計が重要です。

続いては、Notion AIの文章作成におけるプロンプト作成のコツを3つ紹介します。

「コンテキスト」の事前共有

「コンテキスト」とは、Notion AIに対して前提情報や背景を共有し、文章生成の精度を高めるための情報群を指します。

Notionでは、AIが参照する「コンテキストページ」を用意することで、毎回細かな説明を入力しなくても、自社に最適化された文章の生成が可能です。

以下のような情報をNotion上に整理しておけば、AIは文章生成の際にその内容を前提として参照するため、自社の文脈に沿った具体性のある文章を作成できます。

• 社内で使われている専門用語や略語
• ユーザーや顧客の呼び名
• サービスや製品の特徴、開発背景
• 避けたい表現や表記ルール

また、プロンプト内で毎回「これは自社サービスで」「この言葉はこういう意味で」と説明する必要がなくなり、時間と手間を大幅に削減できるのもメリットです。

「トーン＆マナー」の固定

生成する文章の「トーン＆マナー」を固定することで、目的に合わせた文章をスムーズに作成できるようになります。

Notion AIのカスタム指示機能を活用すれば、以下のようなトーン設定が可能です。

• ビジネス向けの落ち着いた表現
• オウンドメディア向けの分かりやすく親しみやすい文体
• 社内マニュアル用の簡潔で断定的な表現

あらかじめトーン＆マナーを固定しておくことで、チーム内の誰がNotion AIを使って文章作成を行っても、一定の品質と統一感を保つことができます。

文章作成の属人化を防ぐうえでも大きなメリットといえるでしょう。

反復修正で文章をブラッシュアップ

Notion AIで文章作成を行う際に、一度で完璧な文章を作ろうと考える必要はありません。

むしろ、AIとの対話を前提に、反復修正を行うことで文章の完成度は大きく高まります。

最初に出力された文章がイメージと違う場合は、

• 「もう少し簡潔にまとめてほしい」
• 「専門用語を減らして初心者向けにしてほしい」
• 「SEOを意識して具体例を増やしてほしい」

など、追加の指示を出してみましょう。

フィードバックを重ねることで、文章は徐々に洗練されていきます。

Notion AIでAIライティングをテンプレート化する方法

Notion AIで業務効率化を実現するためには、文章作成業務がAI活用ができる一部の担当者だけに依存しないよう、仕組みづくりが重要です。

特定の人しかAIを使いこなせない状態では、業務が属人化してしまい、チーム全体の生産性向上にもつながりにくくなります。属人化を防ぐには、AIライティングの手順や指示内容をあらかじめ整理し、テンプレートとして共有する方法がおすすめです。

ここでは、Notion AIの文章作成をテンプレート化する方法を2つ紹介します。

ボタン機能との組み合わせ

Notion AIには、事前に設定したAIへのプロンプトを、ワンクリックで実行できる「ボタン機能」が用意されています。

「箇条書きのメモをもとに、定型フォーマットの報告書案を作成する」「会議メモを整理して、議事録として書き直す」など、日常業務で使用するプロンプトは、ボタン機能を活用してテンプレート化することで、誰でも迷わずAIライティングを実行することが可能です。

ワンクリックで文章の下書きが生成されるため、AIツールに不慣れなメンバーでも、簡単に業務に取り入れられます。

データベースでの活用

社内データベースと連携して活用できるのも、Notion AIならではの強みです。

例えば、「社内データベースに登録された顧客対応履歴を参照し、サンクスメールの文章案を作成する」というプロンプトで指示すれば、問い合わせ内容や過去の対応履歴を組み込み、それを踏まえた文章を自動で作成してくれます。

その都度対応履歴を読み返したり、文体やトーンを指定したりする必要がなくなるため、対応スピードと品質の両立が実現するでしょう。

Notion AIのエンタープライズ導入における注意点

Notion AI は、資料作成やナレッジ整理、社内外向けコンテンツ制作などを効率化できる強力なツールです。

一方で、エンタープライズ規模で導入する場合には、個人利用とは異なる観点でのリスク管理や運用設計が求められます。

ここからは、エンタープライズ導入時に必ず確認しておきたい3つの注意点を解説します。

セキュリティリスク

Notion AIでは、ユーザーが入力した情報がAIの学習に利用されることはありません。

そのため、外部AIサービスに比べて情報漏えいリスクが低く、機密性の高い業務にも取り入れやすい点が評価されています。

ただし、エンタープライズ導入において注意したいのは、AIそのものではなくNotion上の権限設定です。

Notion AIは、ユーザーがアクセス権を持つページの内容をもとに回答を生成します。

そのため、権限設定が不適切な状態だと、本来閲覧できないはずの人事評価資料や役員会議事録などが、AIへの質問を通じて間接的に露見してしまうリスクがあるでしょう。

Notion AIでの文章作成を本格的に運用する前に、以下の点を見直し、適切な権限管理が行われているかを必ず確認しておきましょう。

• 機密情報を含むページの閲覧権限
• 部署・役職ごとのアクセス範囲
• 外部共有設定の有無

ファクトチェックの必要性

Notion AIで生成した文章は、必ず人の目によるファクトチェックを行うことを、社内ルールとして定めておきましょう。

AIライティングにおいて特に注意したいのが、「ハルシネーション」と呼ばれる現象です。

ハルシネーションとは、AIが事実とは異なる内容を、あたかも正しい情報であるかのように生成してしまうことを指します。

Notion AIの文章表現そのものは自然で完成度が高いため、一見すると誤りに気づきにくいです。

しかし、数値や制度内容、法令、事例などが事実と異なっているケースもあり、そのまま社外へ公開すると企業の信頼性を損なう恐れがあります。

• 統計データや市場規模に関する記述
• 法制度や契約条件の説明
• 自社実績や導入事例の紹介

Notion AI はあくまで下書き・補助ツールと位置づけ、最終的な情報の正確性は必ず人間が一次情報と照合する、という運用を徹底しましょう。

著作権への配慮・ガイドラインの作成

Notion AIで生成された文章の著作権は、原則としてユーザーに帰属します。そのため、生成された文章を社内外で利用すること自体に、直ちに法的な問題が生じることはありません。

しかし、AIが生成した文章は、意図せずに既存のWebサイトや他社の出版物に類似してしまうケースもあります。
特に、特定のテーマや業界用語が多い分野では、表現の類似性が高くなりやすい点に注意が必要です。

万が一、第三者の著作物と酷似した文章をそのまま公開してしまうと、著作権侵害として企業が責任を問われるリスクがあります。

そのため、エンタープライズ導入時には、以下のようなガイドラインを社内に周知しておくことをおすすめします。

• AIはあくまで構成案や下書き作成に利用し、最終的な文章は人の手で推敲・加筆する
• 特定のWebサイトや書籍を「真似して書く」といったプロンプト指示は行わない
• 外部公開用コンテンツについては、コピペチェックツール等で類似性を確認するフロー

このように具体的なルールを整備しておくことで、Notion AI を安心して活用できる体制を構築できます。

法的トラブルを未然に防ぎながら、AIのメリットを最大限に引き出すためにも、導入前のガイドライン策定は重要なポイントといえるでしょう。

Notion AIで文章作成が楽になる！業務効率化に活用しよう

Notion AI を活用すれば、自社のデータベースや過去のナレッジをもとに、実務に直結する文章を効率よく生成できます。

企画書やマニュアル、報告書、メール文面など、これまで時間をかけて作成していた文章作成業務を大幅に効率化できる点がメリットです。

また、Notionのボタン機能と組み合わせることで、あらかじめ設定した形式の下書きをワンクリックで生成できるようになります。AIツールに不慣れな社員であっても、操作に迷うことなく高精度な文章を作成でき、チーム全体でAI活用を進めやすくなるでしょう。

一方で、Notion AIをエンタープライズ規模で本格導入する場合には、事前準備も欠かせません。

セキュリティリスクへの対応や、運用ルール・ガイドラインの策定、著作権への配慮など、あらかじめ整理しておくべきポイントがいくつかあります。

Notion AIの導入支援については、ぜひasreadまでお気軽にご相談ください。

専門のコンサルタントが、部署ごとの業務フローに合わせたボタン機能の実装から、安全な活用のためのルール策定まで、一貫してサポートいたします。

Notion AI による文章作成をビジネスに活用し、次世代のワークフローを実現しましょう。

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