経費削減のアイデア7選！進め方や注意点も解説
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aslead編集部こんにちは。aslead編集部です。
最新ソフトウェア開発のトレンドから、AI・DXツールの効果的な活用法、企業のITガバナンスの強化、業務効率化やDX化を成功に導くソリューションまで、幅広い記事を提供しています。
企業が直面する課題の解決策として効率的なツールの活用方法を探求し、生産性の向上に繋がる実践的な情報をお届けすることを目指します。
経費削減は、利益の最大化と持続可能な成長を達成するための重要な施策です。
しかし、単にコストを削るだけでは社員のモチベーションや業務の効率が低下するリスクも伴います。
この記事では、企業の健全な運営を維持しつつ、効果的に経費を削減するための7つのアイデアを紹介します。経費削減の進め方や注意点についても詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
経費削減の考え方
経費とは、企業が運営するために必要な支出を指します。
例えば、オフィスの賃料や光熱費、事務用品の購入費、交通費やシステム使用料などのITコストが挙げられます。
「しかし、単にこれらの支出を削減すればよいというものではありません。やみくもに支出を抑えると、企業の運営や事業活動に支障をきたす可能性があるため、経費削減は道筋を立てて戦略的に行うことが重要です。
まずは、経費削減の基本的な考え方を見ていきましょう。
経費削減の3本柱
まずは、どのようなコストを見直すべきかを考えます。
経費削減の3本柱は「オフィスコスト」「エネルギーコスト」「オペレーションコスト」です。
| オフィスコスト |
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| エネルギーコスト |
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| オペレーションコスト |
|
どこにどのくらいのコストがかかっているかを把握し、適切に管理することが、企業全体の経費削減に直結します。
不要なコストは削減する
経費削減の基本は、必ずしも必要でない経費を徹底的に削減することです。
例えば、紙で配布していた資料をデータで送付することで、紙代や印刷費を大幅に削減できます。また、会議や研修をオンラインで実施することで、交通費や宿泊費を削減することも可能です。
不要なコストをすべてカットすることで、少ない手間で効率的に経費削減を実現できます。
業務を効率化する
業務フローややり方を見直し、効率化を図ることも重要な経費削減策です。
例えば、ITツールやシステムを導入してアナログ業務をデジタル化すれば、作業時間の短縮や人材の再配置が可能となり、生産性が向上します。
また、プロジェクト管理ツールやチャットツールを導入すれば、コミュニケーション効率が向上し、無駄な時間を削減できるでしょう。
ツールやシステムの導入により、一時的にコストが増加する場合がありますが、長期的な視点で見れば、有効な経費削減の方法です。
働き方を見直す
オフィスコストやエネルギーコストの削減は、働き方の見直しとセットで行うと効果的です。
例えば、テレワークやリモートワーク、ハイブリッドワークを導入することで、広いオフィススペースが不要になり、賃料コストを削減できます。
また、従業員が通勤する必要がなくなるため、交通費も大幅に削減できるでしょう。
さらに、柔軟な働き方は従業員のワークライフバランスを向上させ、モチベーションや生産性の向上にも寄与します。
経費削減の進め方
経費削減を効果的に進めるためには、以下のステップを順に実行することが重要です。
- 現状の把握
- 削減可能な経費の洗い出し
- 削減目標を決める
- 具体的な方法を示す
- 優先順位を決める
- スケジュールを組む
- 成果の検証・PDCA
それぞれのステップで具体的な考え方やアプローチの方法を理解し、無駄なく効率的な経費削減を実現しましょう。
STEP①現状の把握
まずは、企業全体の経費構造を詳細に把握することから始めます。
部門ごとに経費の内訳を分析し、どの項目にどれだけのコストがかかっているのかを明確にしましょう。
これにより、削減可能な経費の見極めが容易になります。
STEP②削減可能な経費の洗い出し
現状を把握した後は、無駄や重複、過剰な支出など、削減できる経費を具体的に洗い出します。
項目ごとに細かくチェックし、どの経費を削減できるか検討しましょう。
例えば、過剰な事務用品の購入、不要なサービス契約、高額なオフィス賃料などは、経費削減の対象となり得る支出です。
STEP③削減目標を決める
次に、経費削減の目標設定を行います。
削減目標は、現実的かつ達成可能な範囲で設定することを意識しましょう。
数値目標を明確に設定すれば、進捗状況を客観的に評価できるというメリットがあります。
例えば、「3ヶ月で10％、6ヶ月で15％削減する」など大きな目標を設定したうえで、「事務用品購入費5％削減」「会議費10％削減」など、全社員が共有できる具体的な指針を示すと、取り組みやすくなるでしょう。
STEP④具体的な方法を示す
削減目標が決まったら、経費削減のための具体的な方法を考えます。
ペーパーレス化の推進やテレワークの導入、ITツールの導入など、目的に合わせた手段を示し、実行するための大まかな手順をイメージしましょう。
STEP⑤優先順位を決める
経費削減を効果的に進めるには、優先順位を設定することも大切です。
社内リソースを効率的に配分し、最も効果の高い手段から着手しましょう。
優先順位は、削減効果の高さ、実行の難易度、実現可能性などをもとに決定します。
すぐに実行できて削減効果が高い施策から優先的に取り組むことで、成果が目に見えやすく、従業員のモチベーションも向上します。
STEP⑥スケジュールを組む
経費削減のプロジェクトは、具体的な実行計画とスケジュールを組んでから始めます。
どの施策をいつまでに実行するのかを計画し、担当者やチームを明確にすることも重要です。
それぞれの進捗状況は定期的に確認し、必要に応じて計画を調整しながら進めましょう。
STEP⑦成果の検証・PDCA
最後に、実行した経費削減施策の成果を検証します。
削減目標を達成できたかどうか、どの施策が効果的だったかを評価します。
PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を回し、継続的に経費削減を図ることで、健全な企業運営を目指しましょう。
経費削減のアイデア・具体例7選
ここからは、経費削減のためのアイデアや具体例を示します。
すぐに取り入れやすく、削減効果の高いアイデアを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
ペーパーレス化
資料のペーパーレス化は、印刷代や紙の保管コストの削減につながるのはもちろん、環境にも配慮した取り組みです。
これまで紙ベースだった資料をデータ化することで、リモートでのコラボレーションも容易となり、会議の効率化やテレワーク導入にも役立つでしょう。
株式会社野村総合研究所（NRI）のasleadでは、企業のペーパーレス化に有効なツールである「Confluence」の導入支援を行っています。
Confluenceは、世界で60,000を超える企業で採用されているグローバルスタンダードな企業向けwikiツールです。ナレッジ共有と共同作業ができるワークスペースツールとして、幅広い業種で活用されています。
プロジェクトやチームに関するすべての情報を蓄積でき、オンライン上で容易に共有＆共同編集ができるため、経費削減だけではなく、業務効率化にもつながります。
Web会議導入
Web会議を導入することで、交通費や出張費、会議資料の印刷代を削減できます。
移動にかかる時間を削減でき、どこにいても会議に参加できるのもメリットです。
asleadでは、Web会議に便利なツールとして、オンラインホワイトボード「Miro」を提供しています。
Web会議にMiroを導入すれば、オンライン上にあるホワイトボードで、「付箋を貼る」「図形を描く」などのコラボレーションがリアルタイムで可能です。作成したボードは共有やPDF保存ができるため、議事録や営業資料として活用できます。
ブレインストーミングやマインドマップにも適したツールで、世界中で6,500万人以上、日本国内でも大手企業を中心に120万人以上が利用しています。
また、無駄な定例会議をなくすことも、経費削減につながります。
例えば、プロジェクト管理ツール「Jira Software」を導入すれば、複数のプロジェクトやタスクの進捗状況を一元管理でき、視覚的に分かりやすく表示してくれるため、報告のみの定例会議は不要となるでしょう。
会議の回数を減らすことで、他の業務に時間を使えるため、生産性向上につながります。
業務の自動化
これまで手作業で行っていた業務を自動化することで、作業効率がアップし、残業代を減らせるなどのメリットがあります。
曜日や時間を問わず作業ができるため、業務フロー全体のスピードが向上し、タイムリーなサービス提供ができることで、顧客満足度も向上するでしょう。
asleadでは、さまざまな業務を自動化してくれる対話型AIを搭載した「Linka」を提供しています。他ツールとの連携を行うことで、スケジュール管理や定型タスクを自動化し、業務効率化を実現します。
また、Linkaの独自AI会話アルゴリズムは、製品紹介やお問い合わせなどの商談も可能です。質問への自動回答はもちろん、ニーズの引き出しからヒアリング、提案に至るまで、実店舗に近い形で行うことができます。
リモートワーク導入
リモートワークの導入は、従業員の通勤交通費だけではなく、光熱費や事務用品購入費、オフィス縮小による賃料削減など、多岐に渡る経費を削減できる取り組みです。
すぐに始めることができ、経費削減効果も高いため、優先順位は高めと言えます。
ただし、リモートワークを始めるには、適切なITツールの導入が不可欠です。
特に、離れた場所にいるメンバーと円滑にコミュニケーションを図るには、コミュニケーションツールの導入をおすすめします。
asleadでは、企業向けのコラボレーションチャットツール「Mattermost」を提供しています。クラウド利用はもちろん、オンプレミス利用にも対応しており、リモートワークとの相性が良いです。
リモートワークについては、こちらの記事もぜひご覧ください。
リモートワークとテレワークは何が違う？働き方の特徴や注意点を解説
IT端末・SaaSアカウントの一元管理
経費削減のために複数のツールを導入すると、IT端末やSaaSアカウントの管理が難しくなることがあります。
やみくもに増やしすぎてしまうと、経費削減どころか無駄なコストを発生させる原因にもなり兼ねません。
経費削減のためにITツールの導入を進める場合、IT端末やSaaSアカウントは一元管理を行い、定期的な棚卸を行うことが重要です。
asleadが提供するITデバイス & SaaS統合管理クラウド「ジョーシス」は、SaaSアカウントの発行・削除など、コーポレートITのアナログな業務と台帳管理を自動化できるツールです。
IT端末やSaaSアカウントの利用状況をまとめて把握できるため、アカウントの削除漏れなど無駄なITコストも一目瞭然です。
情シスが把握しきれないシャドーITに加えて、削除漏れが発生しやすい退職者アカウントも自動検知し、情報漏えいも防止します。
アウトソーシングの活用
オペレーションコストの削減と、人的リソースの有効活用を実現するために、アウトソーシングを活用するのも一つの方法です。
特定の業務を外部に委託することで、社内のオペレーションを効率化し、従業員をより重要な業務に集中させることができます。
先ほど紹介したasleadの「ジョーシス」は、デバイス購入（又はリース）やキッティング、回収・保管・廃棄など、情報システム部門における入退社業務をアウトソーシングすることも可能です。
SaaSアカウントの発行や管理、利用状況の把握、コストの可視化まですべてジョーシスで実現できるため、業務効率化が期待でき、生産性向上にもつながります。
経費削減を進めるときの注意点
経費削減を進める際は、長期的な視点を持ち、社内・部署ごとに一丸となって取り組むことが大切です。
間違ったやり方で進めてしまうと、好ましくない結果につながる恐れもあります。
ここでは、経費削減を進める際の注意点について解説します。
強引な経費削減はNG
強引なコスト削減は、従業員のモチベーション低下や離職率の上昇、さらには商品やサービスの品質低下につながるリスクがあります。
長期的には企業全体のパフォーマンスが低下し、顧客満足度の低下にもつながりかねません。
必要な経費まで削減しないように注意し、バランスを保った経費削減を心がけることが重要です。
短期的な成果を求めない
経費削減プロジェクトは、短期的な取り組みと長期的な取り組みを分けて考えることが重要です。
システム導入やリモートワークの導入、オフィス縮小のための移転などは、長期的に見ればコスト削減や効率化につながるものの、初期投資が必要であり、一時的にコストが増えることがあります。
長期的な施策については、人材不足の解消や業務スピードの向上など、経費削減以外の効果にも注目して検討しましょう。
商品・サービスの品質は下げない
経費削減の結果として、商品やサービスの品質が低下してしまうと、顧客からの信用を失う可能性があります。
顧客満足度が低下すれば、売上にも悪影響を及ぼし、結果的に企業の成長を妨げることになるでしょう。
経費削減を進めるときは、商品・サービスの品質を維持しながら、無駄な業務だけをなくすことを心がけることが大切です。
経費削減による生産性向上で持続可能な経営を目指そう
経費削減は、単なるコストカットではなく、企業全体の効率化と生産性向上を図るための戦略的な取り組みです。
従業員のモチベーションや商品・サービスの品質を維持しながら、無駄なコストを削減することで、持続可能な経営を実現することができます。
経費削減のプロセスを通じて企業の競争力を高め、長期的な成長を目指しましょう。
経費削減のための手段はさまざまですが、比較的スピーディーに実現できる方法としては、ITツールやシステムの導入による業務効率化がおすすめです。
株式会社野村総合研究所（NRI）のasleadでは、業務効率化に役立つツールの選定や導入時のサポートはもちろん、運用後の保守管理についても、一貫して担当させていただいております。
持続可能な経営のために経費削減を実現したいとお考えの企業様は、ぜひasleadまでお気軽にご相談ください。
