業務効率化の成功事例6選！アイデアと進め方、役立つツールを紹介
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aslead編集部こんにちは。aslead編集部です。
最新ソフトウェア開発のトレンドから、AI・DXツールの効果的な活用法、企業のITガバナンスの強化、業務効率化やDX化を成功に導くソリューションまで、幅広い記事を提供しています。
企業が直面する課題の解決策として効率的なツールの活用方法を探求し、生産性の向上に繋がる実践的な情報をお届けすることを目指します。
近年、人手不足や物価上昇を背景に、業務効率化に取り組む企業が急増しています。
様々なメディアで業務効率化の成功事例が紹介されているため、参考にしたいと考えている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化の成功事例とアイデア、具体的な進め方について解説します。業務効率化に役立つツールも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
業務効率化の成功事例・アイデア6選
業務効率化は、ビジネスの成長や競争力強化に不可欠です。
ここでは、幅広い業種で活用できる汎用性の高い業務効率化の成功事例を6つ紹介します。これらのアイデアを参考にして、自社の業務改善に役立ててください。
①タスクと進捗を見える化する
まずは、従業員一人ひとりが抱えているタスクとその進捗状況を見える化しましょう。
例えば開発プロジェクトチームの場合、各メンバーに割り振られたタスクの進捗状況を可視化し、全体で共有できる仕組みを構築することで、進捗確認のための時間と手間を大幅に削減できます。
さらに、個々のタスクと進捗状況が見えるようになれば、どこが遅れているのかをひと目で把握することができます。適切な対策を講じることで、プロジェクトの遅延を防ぐことができるでしょう。
進捗確認のための定例会議に時間を取られることもなくなるため、業務効率化につながります。
②情報・資料は1つのツールに蓄積する
情報や資料が分散していると、それらを探すのに多くの時間を費やすことになります。
業務を効率化するには、1つのツールやプラットフォームに情報を集約し、必要なデータや資料をスピーディーに検索できる仕組みを構築することが効果的です。
例えば、社内のマニュアルやテンプレート、報告書などを一元管理することで、探す手間が大幅に省け、業務のスピードアップが図れます。
また、検索機能の充実したツールを導入することで、さらに効率的に業務を進めることができるでしょう。
③社内のコミュニケーションを円滑にする
業務効率化を図るには、社内のコミュニケーションを円滑にすることが重要です。
円滑なコミュニケーションは情報共有をスムーズにし、業務の重複や無駄を防ぐことができます。
オンライン会議やチャットツールの活用で、リアルタイムなコミュニケーションを促進しましょう。
意見交換やフィードバックの機会が増えることで、新たな改善案やアイデアが生まれやすくなるのもメリットです。
チームワークが強化されれば、組織全体の生産性向上にもつながるでしょう。
④チームの共同作業を活性化する
コラボレーションの活性化は、業務効率化やパフォーマンス向上に直結します。
例えば、オンラインで共同編集ができるツールを導入すれば、複数人でフィードバックをし合いながら作業を進めることができます。
リモートワーク時にもチーム全員が同じ資料にアクセスできるため、地理的な制約を受けることなく、業務効率化が可能です。
⑤繰り返しの作業を自動化する
繰り返しの作業はできるだけ自動化することが、業務効率化の鍵となります。
自動化ツールやAIを活用することで、ルーティン作業や単純作業にかかる時間を削減し、従業員がより価値の高い業務に集中できるでしょう。
また、データ入力やメールの振り分けといった日常的な業務の自動化は、人為的ミスを減少させ、業務品質を高めることにもつながります。
⑥アウトソーシングを検討する
すべての業務を社内で完結させる必要はありません。
特定の業務を専門の外部業者にアウトソーシングすれば、社内リソースを効率的に活用することができ、コスト削減や業務の迅速化が期待できます。
また、アウトソーシングを活用することで、社内では手が届かない高度な専門知識や技術を活用することも可能です。
業務効率化の具体的な進め方
社内の業務効率化は、以下の手順で進めましょう。
- 業務フローを可視化する
- 不要な業務を削減する
- 優先順位をつける
- 効率化の方法を決める
- 効果を検証する
まずは、現在の業務フローを可視化することからスタートしましょう。無駄な業務を洗い出すことで、改善の余地がある部分を明確にできます。
不要な業務を削減し、優先順位を明確にしたら、業務効率化の具体的な方法を決定します。効率化を実践した後も、その効果を継続的に検証し、必要な改善を行うことが大切です。
「業務効率化のアイデアが浮かばない」「何から手をつけていいか分からない」という場合は、株式会社野村総合研究所（NRI）のasleadにご相談ください。
asleadは、DXとAI時代のビジネスにおいて、すべての業務の生産性・スピードを向上させるトータルサービスを提供しています。
環境構築や製品の導入からシステムの運用保守・技術サポートに至るまで、様々なソリューションをオールインワンで提供し、企業の業務効率化を支援いたします。
成功事例あり！業務効率化に役立つおすすめのツール7選
続いては、業務効率化に役立つ具体的なツールを紹介します。
プロジェクト管理ツール
業務効率化に取り組むには、まず業務フローを可視化する必要があります。
そこで役に立つのが、プロジェクト管理ツールです。
例えば、「Jira」は、世界で65,000社以上に利用されている、グローバルスタンダードなプロジェクト管理ツールです。
プロジェクトを円滑に推進していくための様々な機能を備えており、カスタマイズ性にも優れています。
日本でも多くの企業に選ばれているツールで、業務効率化の成功事例も数多くあります。
例えば、MS＆ADシステムズ株式会社様では、Jiraの導入により「現状の可視化」に成功されました。
また、株式会社NTTドコモ様は、Jiraの導入により「開発管理業務の効率化」を実現されています。
ナレッジ共有ツール
社内で必要な情報や資料の集約に活用できるのが、ナレッジ共有ツールの「Confluence」です。
Confluenceは、企業内での情報共有における、様々な課題を解決する機能を備えています。
また、共同作業ができるワークスペースツールとしても活用できるのが特徴です。
例えば、株式会社NTTドコモ様では、Confluenceを「開発関連ドキュメントの管理」に活用し、レガシーシステムからの脱却を成功させた事例があります。
データ検索ツール
情報や資料は、集約するだけでなく、見つけやすくすることも重要です。
また、業務によっては、高度なデータ分析が必要になるケースもあるでしょう。
企業内でのデータ検索や分析に活用できるのが、データ検索ツールの「Elasticsearch」です。
Elasticsearchは、オランダのデータ分析会社Elastic社が開発した検索・分析エンジンで、カスタマイズ性に優れているだけでなく、一元的に格納されたデータをスピーディーに検索できる機能を備えています。
数値やテキストはもちろん、地理情報や構造化・非構造化データなど、あらゆる形式のデータを扱えるのが特徴です。
ビジネスチャットツール
社内のコミュニケーションを円滑にするために導入したいのが、ビジネスチャットツールです。
例えば「Mattermost」は、オンプレミスでも利用可能な企業向けコラボレーションチャットツールです。
セキュリティ面で優れていることから、機密情報を扱う政府・金融・インフラ関連企業での導入実績が多数あります。
世界トップ3の金融機関でも導入されており、「セキュアな自動化により、インシデントの初動対応時間を最大90％も削減できた」という成功事例もあります。
コラボレーションツール
社内のコミュニケーションはもちろん、オンライン上での共同作業も活性化したいという企業に選ばれているのが、オンラインホワイトボード「Miro」です。
世界中で7,000万人以上、日本でも150万人以上が利用するツールで、デジタルワークスペースとして広く活用されています。
例えば、三菱電機株式会社様では、Miroを1Day Scrumとモブワークに活用し、超高速開発を実現させたという成功事例があります。
また、「Mendix」は、アプリケーションの迅速な構築から、デプロイ、運用保守までをオールインワンで提供するローコード開発プラットフォームです。
Excelで作成した外部発注管理シートをMendixでアプリ化したり、集計業務の自動化を実現できます。
SaaSアカウント管理ツール
業務効率化のためには、複数のツールを組み合わせて使うことも必要です。
例えば、SaaSのアカウント管理をアナログで行っている場合、デバイスとアカウントの棚卸や追加・削除に膨大な時間がかかっているケースもあります。
従業員の入社から在籍中、退社に伴って発生するITデバイスやSaaSアカウントの管理は、ジョーシスにアウトソーシングしてみてはいかがでしょうか。
「ジョーシス」は、ITデバイスとSaaSの統合管理クラウドです。
入退社業務のアウトソースが可能なので、業務効率化につながります。
例えば、日本最大級のレンタルスペース予約プラットフォーム「インスタベース」を提供する株式会社Rebase様は、ジョーシスを導入することで、社内のモノ・カネの動きの可視化を実現しています。
業務効率化の成功事例を参考に！自社に合ったツールを導入しよう
日本では、少子高齢化による人手不足が深刻な社会問題となっており、今後もこの状況は改善する見込みがありません。
企業のサステナビリティな経営のためには、今回紹介した成功事例も参考に、業務効率化による生産性の向上を実現する必要があるでしょう。
株式会社野村総合研究所（NRI）のasleadでは、企業が抱える様々な課題を解決するITツールの導入を支援しています。
業務の自動化やアウトソーシングによる業務効率化をお考えの方は、ぜひasleadにご相談ください。
