業務効率化

2024.5.21

【2024年最新】業務効率化ツールのおすすめ11選！主な種類と選び方も紹介

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執筆者: aslead編集部

こんにちは。aslead編集部です。
最新ソフトウェア開発のトレンドから、AI・DXツールの効果的な活用法、企業のITガバナンスの強化、業務効率化やDX化を成功に導くソリューションまで、幅広い記事を提供しています。
企業が直面する課題の解決策として効率的なツールの活用方法を探求し、生産性の向上に繋がる実践的な情報をお届けすることを目指します。

業務効率化ツールの導入は、企業の生産性向上、従業員の多様化する働き方への対応などに有効な手段です。
社内のDX化により、競争優位性や企業経営にも大きな影響を与えます。

この記事では、業務効率化ツールの種類や選び方、特に人気の高いおすすめのツールを紹介します。

1. 業務効率化ツールとは
2. 業務効率化ツールを導入するメリット
3. 業務効率化ツールの種類と選び方
4. 業務効率化ツールのおすすめ11選
5. 業務効率化ツールの導入・ソリューションはasleadにご相談ください

業務効率化ツールとは

業務効率化ツールとは、作業時間の短縮や生産性向上などを目的として導入するITツールのことです。

ここ数年、リモートワークの導入などによる働き方の多様化、「2025年の崖」問題で注目を集めるレガシーシステムのDX化、少子高齢化による労働人口の減少など、さまざまな理由により、業務の効率化を推進する企業が増えています。

厳しい経営環境のなかで生き残っていくためには、業務プロセスの改善により、無駄な作業を出来る限り減らし、時間とコストを削減することが不可欠だと考えられています。

そのため、短期的な視点ではなく、長期的な取り組みによる業務効率化を進める企業が多く、ITの活用によるソリューションとして業務効率化ツールを導入するケースが増えているのです。

業務効率化ツールを導入するメリット

業務効率化ツールを導入より、具体的にどのような効果が期待できるのでしょうか。
ここでは、業務効率化ツールを導入する主なメリットを4つ紹介します。

慢性的な人手不足を補える

業務効率化ツールを導入する大きなメリットは、作業時間の大幅な短縮です。

例えば、これまで人の手で行っていた業務の一部が自動化されたり、無駄に時間がかかっていた業務が短時間で終わるようになれば、慢性的な人手不足を解消できるかもしれません。

日本の少子高齢化は依然として進行しており、労働人口の減少は社会問題にもなっています。
人の手を使わずにできる業務が増えることは、企業にとって大きなメリットになるでしょう。

生産性向上による競争力強化

業務効率化ツールを導入する主な目的は、従業員一人ひとりの生産性を高めることにあります。

作業時間の短縮により、ほかの業務に取り組む時間を確保できるのはもちろん、業務効率化ツールのなかには、専門知識をもたないビジネスユーザーがシステム開発や保守・管理を担当できたり、プログラミング経験が少ない初心者でも比較的簡単にコード生成ができるものもあります。

従業員が短期間で高度な業務を習得し、自ら仕事の幅を広げていくことは、企業の成長を大きく後押しし、競争力強化につながるでしょう。

人的ミスの軽減による品質向上

業務効率化ツールによって単純な作業、繰り返しの作業を自動化できれば、人的ミスを減らすことが可能です。

人の手によって行う作業は、その量が多ければ多いほどミスが起こりやすくなります。
一度ミスが起きると、その修正や原因の究明にも時間がかかり、スケジュールの遅延や品質の低下を招くなど、悪循環に陥る場合もあるでしょう。

人的ミスの軽減は、製品やサービスの品質を安定させることにもつながります。

ワークライフバランスの向上

業務効率化ツールの導入により、従業員の残業時間を削減することも可能です。

残業時間の削減は、企業にとってはコスト削減になりますが、従業員にとってもワークライフバランスが向上するのは嬉しいメリットだと言えるでしょう。

自由に使える時間が増えれば、その分趣味を楽しんだり、新たな知識を得るための勉強をしたり、副業を始めることもできるかもしれません。

従業員一人ひとりの労働意欲が向上すれば、さらに生産性が向上するなど、好循環を生みだしてくれます。

業務効率化ツールの種類と選び方

業務効率化ツールと一口に言っても、さまざまな種類があります。
いざ導入しようと検討を始めたものの、何をどう選べば良いのか分からないという企業も多いのではないでしょうか。

ここでは、一般的な業務効率化ツールの種類と選び方について説明します。

タスク管理系ツール

タスク管理系ツールとは、チーム全体やメンバーごとのタスクを管理するためのツールです。
タスクの進行状況を可視化できるツールを導入すれば、仕事の優先順位をつけやすくなる、問題の早期発見がしやすくなるといったメリットがあります。

タスク管理ツールを選ぶときは、以下のポイントに注目しましょう。

プロジェクト全体の進行状況がひと目で分かるもの
タスクの作成・更新が簡単にできるもの
情報共有がリアルタイムでできるもの
自社の業務に合わせてカスタマイズできるもの

他にも、コミュニケーションがとりやすいもの、外部ツールとの連携がしやすいものなど、さまざまなツールがあるため、自社の目的に合わせて選ぶことが大切です。

開発系ツール

開発系ツールとは、主にソフトウェア開発やアプリケーションの開発に利用できるツールです。
多くの機能が自動化されているため、エンジニアの作業工数を減らし、開発担当と運用担当が連携してスピーディーな開発を目指すDevOpsの実現にも効果的に働きます。

開発系ツールにはそれぞれ得意分野があります。
自社の開発現場に適したツールを選ぶには、以下のポイントに注目しましょう。

自社の開発環境・ニーズに適したもの
開発フローのうち、効率化したい工程に合致したもの
高度な開発技術がなくても使用できるもの
サポート体制が充実したもの

既存システムの入れ替えを検討する場合は、移行がしやすいものや外部ツールとの連携がしやすいものを選ぶことも大切です。
また、承認機能やコメントを残せる機能が備わったツールを選ぶと、エンジニア同士のコミュニケーションを活性化できるでしょう。

ビジネス系ツール

ビジネス系ツールとしては、主にビジネスチャットやWeb会議システムなどが挙げられます。
また、タスク管理や情報共有を目的としたビジネス系ツールを導入する企業も増えています。

ビジネス系ツールを選ぶときは、以下のポイントに注目しましょう。

直感的に誰でも使いやすいもの
自社の働き方に合ったもの
自社の課題を解決できるもの
ほかのツールと連携しやすいもの

ビジネス系ツールは、部署ごと、プロジェクトごとではなく、全従業員を対象に導入されるケースも多いです。
どんな人でも直感的に使いやすいものを選ぶようにしましょう。

また、部署ごとに業務効率化ツールの導入を検討している場合は、それらとの連携がスムーズなツールを選ぶことも大切です。

セキュリティ対策ツール

セキュリティ対策ツールは、サイバー攻撃やウイルス・マルウェア感染など、外部からの脅威に備えるためのツールです。

ソフトウェアの脆弱性を自動検知するもの、ウイルスや不正アクセスを防御するもの、シャドーITや削除漏れのSaaSアカウントを自動検知するものなど、さまざまな種類があります。

選び方を一概に説明するのは難しいですが、目的に合ったもの、導入サポートが充実したものを選ぶのがおすすめです。

業務効率化ツールのおすすめ11選

ここからは、おすすめの業務効率化ツールを厳選して紹介します。
いずれも企業への導入実績が豊富な人気ツールなので、ぜひチェックしてください。

【プロジェクト管理】Jira

Jiraは、世界で6.5万を超える企業で導入されている、グローバルスタンダードなプロジェクト管理ツールです。

アジャイル開発分野での導入実績が豊富で、細かなタスク管理やスケジュール管理にも対応できる柔軟さが高評価を得ています。

プロジェクト全体の計画、進捗状況の追跡、依存関係のマッピングができるため、全員が足並みをそろえて、効率的に作業を進めやすくなります。
また、繰り返し発生するタスクやプロセスを数回のクリックで自動化できるのも業務効率化に役立つポイントです。

JiraにはCloud版とData Center版の2種類があり、自社の開発環境に合わせて選べます。

【ビジネスチャット】Mattermost

Mattermostは、企業向けコラボレーションチャットツールです。

一般的なコミュニケーションツールとは違い、オンプレミスに対応しているため、セキュリティセキュリティ上の理由でクラウド環境がNGな企業におすすめのツールです。

先ほど紹介したJiraなど、外部ツールとの連携が容易にできるほか、自社の業務に合わせてカスタマイズできます。

モバイル向けアプリ（iOS, Android）も提供されているため、外出先からでもマルチデバイスで利用可能です。

https://aslead.nri.co.jp/products/mattermost/

【ナレッジ共有】Confluence

Confluenceは、ビジネス向けナレッジ共有ツール＆共同作業ワークスペースです。
リモートワークでも使いやすく、世界で6万を超える企業で導入されています。

ミーティングのアジェンダや議事録、プロジェクト計画書などの必要な文書はテンプレートを用いて簡単に作成でき、情報を構造化して管理できるのがメリットです。
また、プロジェクトやチームに関するすべての情報の蓄積することができ、高度な検索やマクロ機能により必要な情報を見つけやすいのも魅力です。

資料を作成したり、必要な情報を探すための時間と手間を削減できるため、大幅な作業時間の削減、業務効率化につながります。

【ITSM】Jira Service Management

Jira Service Management は、サービスデスクを効率化するためのツールです。

リクエスト管理やインシデント管理など、ITSM強化のための優れた機能が備わっています。

社内外から発生するあらゆる問い合わせや依頼を効率的に一元管理できるほか、Jiraとの連携によるコラボレーションやタスクの可視化が容易となり、作業スピードを向上させます。

【コード管理】GitLab

GitLabは、ソフトウェア開発サイクルの高速化、DevOpsを実現するためのプラットフォームです。
全世界で10万を超える企業が有償プランを利用している実績があり、開発現場におけるグローバルスタンダードとして知られています。

Gitリポジトリをホスティングするソフトウェアですが、計画から開発・テスト・リリース・運用・監視というDevOpsライフサイクル全般に対応しているのが特徴です。

ソースコード管理やプロジェクトの進捗管理など、DevOpsに欠かせない機能はもちろん、テストやセキュリティ、デプロイなど、従来は手動作業で行っていた工程を自動化できるというメリットもあります。

【自動テスト】ATgo

ATgoは、WEBシステムのUIテストやAPIテストを高度自動化するソリューションツールです。
ローコードの簡単な操作でテストスプリクトの作成ができ、テスターにもプログラマーにも使いやすいと好評です。

インストール不要で簡単に導入でき、インターネット環境がない場所でも利用できるので、あらゆるシステム開発環境に対応しています。
Windows、Mac、iOS、Androidなど、主なブラウザをすべてサポートしているため、CI/CD統合も可能です。

同等の機能を備えた欧米製のテスト自動化ツールと比較し、半分以下のコストで導入できる点もポイントです。

https://aslead.nri.co.jp/products/atgo/

【AIコーディング】Cody

Codyは、セキュアな環境で開発効率を高める先進的なAIコーディングアシスタントです。
独自の閉域環境やプライベートクラウド上にも構築できるため、安全かつ信頼性の高いAI開発環境で開発効率の向上に貢献します。

PythonやGo、JavaScriptやTypeScriptなど、主要なプログラミング言語の多くに対応し、コードベース全体を理解する能力を備えているため、適切なコードの提案や自動補完による開発業務の効率化が可能です。

生成AIの選択や自作コマンドの登録など、特定のプロジェクトやニーズに合わせた高度なカスタマイズにより、効率的なコーディングを実現できます。

【オンラインホワイトボード】Miro

Miroは、全世界で6,500万人以上が利用するオンラインホワイトボードで、日本でも120万人以上が利用しています。
付箋を貼ったり、図形を描いたりと、本物のホワイトボードと同じような自由なコミュニケーションができるほか、複数人で同時編集ができるため、オンライン上でも対面で作業しているかのようなコラボレーションが可能です。

誰にでも直感的に使いこなせるシンプルなUIで、さまざまな外部ツールとの連携も可能です。
あらゆるビジネスシーンに導入でき、ワークフローの効率化をサポートしてくれます。

https://aslead.nri.co.jp/products/miro/