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Nextcloud on aslead Cloudの便利な機能と活用事例紹介

2021年11月24日

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企業での働き方改革やテレワーク推進によるクラウドストレージの活用が進んでいますが、どういった特徴でサービスを選ぶか判断に困ることがあります。
そこで本コラムでは、asleadが提供する法人向けのクラウド型ファイル共有サービスNextcloud on aslead Cloudの便利な機能を活用事例とともにご紹介します。
Nextcloud on aslead Cloudを活用して業務効率化に役立ててみてはいかがでしょうか。

Nextcloud on aslead Cloudの便利な機能と活用事例紹介

1.  容量無制限

ストレージ容量はデータを共有・保存する上で非常に重要です。Nextcloud on aslead Cloudは容量無制限なので、空き容量を気にせず利用できます。

活用事例1-1:個人用フォルダとして利用

【課題】自分の端末のストレージ容量に限界がきていて、これ以上ファイルを保存できない。

Nextcloud on aslead Cloudは個人フォルダにファイルをアップロードすることで、容量制限なく利用することができます。
さまざまなファイルを一箇所に格納できるため、利用者は複数のファイルストレージを使い分ける必要がありません。
手元のPCが故障してしまってもデータを閲覧することができるため、重要な時期に業務が中断されるリスクを回避できます。

図:個人用フォルダとして利用

活用事例1-2:利用プランの選択が不要

【課題】容量の上限ごとのプランを決める必要があるが、実際にどの程度の容量が必要か事前にはわからない。

多くのサービスではストレージの空き容量が不足すると、高額なプランの検討や、他ユーザとの空き容量調整などで不要なコストが発生してしまいます。
また、多めにストレージを確保した結果、利用していないストレージの空き容量で無駄な費用を支払っている状況にも陥ります。

Nextcloud on aslead Cloudではご利用開始前にストレージ容量の上限を決定する必要がなく、インフラの拡張を意識せずファイルを活用できます。
事前に利用容量を決める無駄なコストを発生させず、常に最適な状態でご利用いただけます。

図:利用プランの選択が不要

2.   大容量ファイルの共有

容量無制限のオンラインストレージでも、1つのファイルあたりの容量に上限が設定されている場合があります。Nextcloud on aslead Cloudでは大容量ファイルであっても無制限に共有ができます。

活用事例2-1:大容量ファイルを共有

【課題】メールで取引先に大容量のファイルを送れない。

取引先とのやり取りで、ファイルの共有が必要な場面は多く存在します。
しかし、メール添付では容量の大きなファイルに対応できず、送信エラーで業務が中断されることがあります。
その結果、社員はインターネット上にあるファイル転送サービスを会社に無断で利用してしまい、セキュリティ事故や情報漏洩が発生する危険性が高まります。

Nextcloud on aslead Cloudでは、ファイル容量や空き容量を気にせず管理することができます。
画像や映像などの大容量ファイルを簡単に取引先と共有できるだけでなく、セキュリティ事故を防ぐことに繋がります。
また、必要に応じて取引先にNextcloud on aslead Cloudの環境を貸し出すこともできるため、柔軟にご活用頂けます。

図:大容量ファイルを共有

3.   共有ストレージ

共有ストレージを利用することで、組織、協力会社、取引先などを横断して手軽にファイル共有ができます。

活用事例3-1:組織が異なるメンバーとファイルを共有

【課題】組織の異なるメンバーとファイルを共有する手段がない

Nextcloud on aslead Cloudを利用することで組織が異なるメンバーと手軽にファイルを共有できます。
共有リンクのURLを発行することで共有でき、パスワードや有効期限を設定することもできます。

図:組織が異なるメンバーとファイルを共有

活用事例3-2:データの共有や誤操作防止

【課題】メールでのファイル送付作業に時間が掛かっている。

取引先にメールで資料を配布している場合、メールの送付で多くの業務時間が削られてしまいます。
特に、明細書や請求書など毎月決まった資料を配布する場合は、それだけで多くの人件費が掛かっています。

Nextcloud on aslead Cloudでは共有ストレージを利用して取引先ごとのフォルダに資料を保存することで、取引先の担当者に簡単かつ短時間で資料連携を行えます。

図:データの共有や誤操作防止

4.   ファイル管理に便利な機能

Nextcloud on aslead Cloudではチームでのファイル管理に便利な機能が充実しています。

ファイルのロック機能

Webブラウザの画面からファイルロックをすることができます。
ファイルをロックすることで、他のユーザが同じ名称のファイルをアップロードすることを防ぎます。ファイルをロックしていても、他のユーザからファイルの参照をすることができます。

ファイルのバージョン管理(履歴管理)機能

Nextcloud on aslead Cloudにあるファイルを更新すると、自動でバージョン履歴が残ります。
間違った内容で上書き保存をしてしまっても、バージョン一覧に表示されているファイルから正しいバージョンに戻すことができます。

活用事例4-1:開発現場の大切なファイルの管理に活用

【課題】利用者の作業ミスでファイルが古いバージョンに戻り、作業のやり直しが必要になってしまう。

複数人でファイルを管理していると頻繁にファイルの更新が行われ、気づいたときにはファイルが古いバージョンに戻ってしまうことがあります。

Nextcloud on aslead Cloudではファイルをロックすることができるため、古いバージョンに戻ってしまう作業ミスを防ぐことができます。
また、自動でバージョン履歴が残っているので、必要であれば目的のバージョンを参照し、元のバージョンに戻すことができます。

図:開発現場の大切なファイルの管理に活用

5.   Officeファイルの共同編集

共同編集機能で複数人が同時にOfficeファイルを操作することが可能なので、ファイル更新の順番待ちをする必要はありません。

活用事例5-1:Officeファイルの共同編集機能

【課題】一人ずつOfficeファイルを編集して、ファイル更新の順番待ちが発生している。

Nextcloud on aslead Cloudでは、「Word、Excel、PowerPoint」などのOfficeファイルを複数人で共同編集することが可能です。
誰がどこを修正しているか確認しながら作業ができるため、同じ箇所を編集してしまうこともありません。

図:Officeファイルの共同編集

6.   セキュリティ

Nextcloud on aslead Cloudでは、データが暗号化された状態でファイルが保管されます。

活用事例6-1:高レベルのセキュリティ

【課題】オンラインストレージだと情報漏洩が不安

Nextcloud on aslead Cloudでは、データが暗号化された状態でファイルが保管されます。
アクセスするためには端末に証明書がインストールされている必要があるため、外部のユーザからはログイン画面すら開くことができません。
さらに、ユーザIDとパスワードによる認証や、ファイルのアクセス権限によってファイルが守られます。 そのため、もしも共有リンクのURLをインターネットに公開してしまったとしても、複数の認証によってデータの漏洩を防げます。

図:高レベルのセキュリティ

7.   監査ログの確認

Nextcloud on aslead Cloudは監査ログ機能を利用すると、いつ、どのユーザが、どんなファイルを操作したかログから追跡できます。

活用事例7-1:自宅でのファイル利用を安全に実現

【課題】自宅にデータを持ち帰る良い方法がない。

テレワークが浸透したことでファイルを自宅に持ち出して利用するユーザも増えました。
自宅で使える利便性の高いオンラインストレージが無いと、社員はUSBメモリやPC本体にファイルを保存してしまい紛失によるセキュリティ事故の可能性が高まります。

Nextcloud on aslead Cloudを利用すれば、高い利便性のまま自宅から安全にデータを利用することができます。
さらに、どのユーザがいつどのファイルを利用していたかの証跡が残るため、管理者は不正なデータ持ち出しがなかったかを確認することができます。

図:自宅でのファイル利用を安全に実現

最後に

Nextcloud on aslead Cloudの便利な機能を活用事例とともにご紹介しました。
とにかく機能が充実しており、ご自身のファイル管理や作業効率化だけではなく、チームや取引先との情報共有にも役立てることができます。
テレワークなど働き方が多様化する中で、柔軟な使い方ができるNextcloud on aslead Cloudを活用して業務改善に役立ててみてはいかがでしょうか。

Nextcloud on aslead Cloudの導入支援なら、asleadにお任せください

asleadではNextcloudの豊富な活用ノウハウを元に、Nextcloud on aslead Cloudを導入いたします。
お客様に合わせた最適なご提案をさせていただきますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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