働き方改革やリモートワークの常態化によって、今またナレッジマネジメントの有用性が見直されつつあります。ナレッジマネジメントの基礎理論といえるSECIモデルでは、暗黙知を形式知化する4つのプロセスで知識創造の実現を目指しますが、そのスパイラルを回し続けるには、知識やスキルの蓄積に加えて、分散した情報を効率的に管理するパワフルなツールが必要です。このコラムでは、そうした組織内の情報共有の課題に有効な「Confluence」と、それをさらに効果的に活用するための「aslead Team Management」の概要を紹介します。
働き方改革やコロナ禍で見直されるナレッジマネジメントの有用性
企業組織の円滑な維持・運営やビジネス活動の推進・強化に活用するため、社員の個々人が持つ知識・経験・ノウハウを、ITで共有し、管理するナレッジマネジメント。その重要性が提唱されてから、長年多くの企業で実践されてきました。さらに近年は、働き方改革の実現に向けた業務効率化向上を目的とする取り組みや、新型コロナウイルスの感染拡大によるリモートワークの常態化によって、改めてナレッジマネジメントの有用性が見直されつつあるようです。
ナレッジマネジメントの取り組みでは、個人が経験的に習得した暗黙知を、共同化→表出化→連結化→内面化することで、組織で共有できる形式知に一般化する「SECIモデル」が１つの指標として注目されてきました。しかし、その過程のどこかに障害があると、知識やスキルは組織内のストック情報として活用されづらくなってしまいます。また、膨大に蓄積され、分散・散逸した情報を効率的に一元管理し、パワフルに検索できるようにしなければなりません。NRI（野村総合研究所）ではそうした組織内の情報共有課題に対して、アトラシアン社の情報共有&共同作業ワークスペース「Confluence」（コンフルエンス）の活用を国内の多くの企業に推奨しています。
組織内の情報共有に有効な情報共有&共同作業ワークスペース「Confluence」
Confluenceは、今や世界の6万を超える企業で利用されるグローバルスタンダードな企業向けwikiツールです。プロジェクトや組織に関するすべての情報の、蓄積・活用・共有を促進するとともに、ツリー構造のページ（オンラインで常に更新可能なコンテンツ）とスペース（関連するページのコレクション領域）や強力な検索機能の活用で、必要な情報へのアクセスを可能にします。
Confluenceのツリー（階層）構造ページと強力な検索機能
また、リモートから複数人がコンテンツをリアルタイムに編集できるほか、書式の統一と作成時間の削減を実現するカスタマイズ可能なテンプレートの利用、3000種類を超える豊富なプラグイン・アドオンの提供、課題管理ツールやチャットツールとの連携強化などにより、チーム内での情報共有とナレッジ活用を推進します。
さらに、コメントや“いいね!”でチームのコミュニケーションを活性化する機能や、特定のユーザーをメンションすることで通知が送信される機能、ページごとにアクセスできる権限を設定する機能なども盛り込まれています。
活用したいConfluenceの3つの機能
Confluenceの多様な機能の中でも、特に注目いただきたい3つの機能を紹介します。
1. 充実した表現方法
Confluenceには、図を作るためのプラグインが非常に豊富に備わっているため、ほかのツールに比べて表現の範囲を拡大できるのが強みです。例えば、PowerPointやWordで作成するような感覚で、テキスト・画像・動画・表などのコンテンツを自由に挿入してページを作成できます。また、ほかのメンバーとの共同編集や、Confluenceページ上でほかの修正内容を見ながら追加修正することもでき、更新履歴も追跡可能になっています。
「Gliffy Diagrams for Confluence」によるフロー図描画例
2. 機能の拡張
Confluence自体にはもちろん便利な機能な豊富に備わっており、その多くが無料のプラグインとしてご利用いただけますが、使える機能が格段に強化される有償プラグイン（マクロ機能）も数多く用意されています。それらを導入することによって、集計・グラフ化・ピポットテーブルなどを追加することができるようになります。例えば「テーブルフィルタ」は、Confluenceで作成した表に対してExcelのようにフィルタをかけられる機能です。会議で報告するテーマを表に追記した結果、表が膨れ上がり見づらくなってしまったときは、担当者別で絞り込んだり、報告日で抽出したりすることができ、報告・管理業務が楽になります。
Confluenceで作成した表にフィルタをかけるテーブルフィルタ機能
また「チャート」は、Confluenceの表データを簡単にグラフ表示する機能。サービスの利用者数の推移の可視化などに、このチャートを用いると、マクロによるデータの記録とともに、報告資料の作成をすることが可能になります。時系列表示グラフ以外に、円グラフや棒グラフなど様々な種類のグラフも表現できます。
Confluenceの表データをグラフ化するチャート機能
例に挙げた図3のテーブルフィルタ機能や図4のチャート機能は、「Table Filter and Charts for Confluence」という有償プラグインを用いていますが、フリートライアル版の用意もあります。
3. 情報の構造化
大量の分散化した知識や情報を1ヵ所にまとめると見づらく探しづらくなるため、Confluenceでは、階層構造によって親ページと子ページに分割管理し、情報を分類することができます。必要な項目を親子関係で関連付けておけるので、目的のドキュメントを簡単に発見できるようになる上に、アクセス管理もでき、ページ遷移も迅速化・高精度化します。
Confluenceを効果的に活用する、NRIの「aslead Team Management」
Confluenceをさらに効果的に活用できるのが、NRIの開発現場から生まれた「aslead Team Management」です。aslead Team Managementは、現在、NRI社内で約18,000名が利用しており、NRIならではの付加価値を持たせたサービスとして業務に定着しています。またConfluenceをより効果的にご利用いただくために、次の4つの強みと5つの機能で、お客様に提供しています。
1. コミュニケーション・チーム力の最大化
柔軟でスピーディーなコミュニケーション・ツールにより、メールでは実現できなかったチーム内のナレッジ共有、コミュニケーションの円滑化を実現します。メール量を大幅に削減できるだけでなく、スピーディーかつ深い議論が可能なため、情報共有やコミュニケーションを向上させます。
スピーディーなコミュニケーションによりチーム内のナレッジ共有を実現
2. デファクトスタンダードな基盤を採用
Mattermost（チャット機能）、Jira Software（進捗管理機能）、そして、上項で紹介したConfluenceの3つのツールを密接に連携させ、さらにNRI独自の機能も付加することで、チームワークを高めた形でプロジェクトの生産性向上につなげます。
3つのツールとNRI独自機能でプロジェクトの生産性を向上
3. すべての情報 の蓄積・活用・共有を促進
プロジェクトに関するすべての情報が検索・共有可能な形式で蓄積されるため、情報の効率的な活用と共有を促進します。
4. NRIの開発ノウハウ取り込み高品質なシステム開発を支援
NRIの豊富な開発プロジェクト経験から得られた業務ノウハウを組み込むことで、高品質・高生産性なシステム開発を支援します。プロジェクトの情報収集工数を削減するとともに、状況の分析も容易にします。また、システム開発に必要な業務テンプレートが多彩に用意されているため、プロジェクトの構成管理や環境構築の工数も削減できるようになります。
NRIの豊富な経験やノウハウを組み込み、プロジェクトでの情報収集工数を削減
NRIでは、次のような課題をお持ちの開発組織・チームをaslead Team Managementでサポートしたいと考えています。
- 社内のプロジェクト進捗や品質が正確に把握できず、プロアクティブに対応できない
- チーム内・チーム間・リモート拠点間の、状況の可視化・共有に課題を感じている
- 会議運営（会議数・アジェンダ・議事録私的管理など）に、非効率さを感じている
- 現在の業務スタイルが変化することを恐れて、生産性向上ツールの導入に躊躇している
- 開発業務の標準化・自動化のノウハウがなく、困っている
- 無駄なメールが大量にやり取りされ、必要な情報の埋もれに悩まされている
このようなお悩みをお持ちなら、ぜひ、NRIにご相談ください。
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