クラウド管理の必要性や
メリット・デメリット、
おすすめのツールを紹介
2023年03月10日
ご相談・無料お見積り近年、業務効率化を目的として、クラウドサービスやSaaSを活用する企業が増えています。
しかし、クラウドサービスやSaaSは誰がどのサービスを利用しているのかの把握が難しく、入退社ごとにアカウントの発行・削除の手間もかかるため、管理方法について頭を悩ませる情報システム担当者も多いようです。
そこで今回は、クラウドサービスやSaaS管理に有効なクラウド管理ツールについて、必要性やメリット・デメリットを紹介します。
クラウド管理とは？
クラウド管理とは、クラウド上で利用するサービスやソフトウェアを運用管理することです。
適切な利用や効率の最大化を目的として、いつ、誰が、何を、どのように利用しているかを把握したうえで、監視と制御を行います。
適切なクラウド管理を行うには、すべての従業員のITデバイスとアカウントを一元管理し、運用の自動化を図ることが望ましいとされています。
しかし実際にはExcelなどでアナログ管理をしている企業も多く、「誰がどんなクラウドサービスを利用しているかを把握しきれない」「退職者のSaaSアカウントが削除されずに残っている」など、管理面での課題が生まれています。
クラウド管理の必要性
クラウドサービスやSaaSは、コスト削減や業務効率化を目的に導入されるものです。
導入にあたって特別な環境設定やソフトウェアのインストール作業などは必要なく、アカウントを作成し、IDとパスワードを入力すれば、時間や場所を問わずいつでも利用できるというメリットがあります。
しかし、クラウドサービスやSaaSは簡単に導入できる一方で、適切な管理を行わなければ以下のようなデメリットもあります。
- 従業員が勝手に無料アカウントを作成できる
- アカウント発行後の利用状況を把握できない
- 入社時のキッティング、退社時の再キッティングに手間がかかる
- アカウントの発行・削除がタイムリーにできない
知らないうちに数が増えていたり、利用していないのにアカウントだけ発行されていて、無駄なコストが発生してしまうケースも多いようです。
特に、組織として導入しているクラウドサービスやSaaSとは別に、従業員の独自判断によりITツールを導入してしまうシャドーITに悩んでいる企業は少なくありません。
シャドーITは、セキュリティチェックを通さずに導入されていることが多く、コンピュータウイルスなどの攻撃に合うリスクが高いだけではなく、攻撃を受けた端末を介して社内全体の危機に影響を及ぼしてしまうリスクや情報漏洩などのリスクもあります。
社内の情報を守り、クラウドサービスやSaaSを安全に利用するためにも、適切で効率的なクラウド管理が求められています。
クラウド管理を導入する3つのメリット
入退社ごとにITデバイスをキッティングし、クラウドサービスやSaaSアカウントの発行・削除を行うのは、意外と大変です。
従業員の多い企業の場合、入社時のアカウント発行やPCセットアップなどの作業に丸1日を費やしていたり、デバイスの棚卸に月単位での時間がかかっているケースもあるのではないでしょうか。
クラウド管理ツールを導入すると、これまでアナログで行っていた作業が自動化されるため、以下のようなメリットがあります。
クラウドサービスの無秩序な増加を防ぐ
クラウド管理ツールを導入すれば、従業員に対するアカウント発行状況を一元管理できるようになります。
業務委託や外部パートナーも含めた従業員台帳を作成できるため、すべてのアカウントの「見える化」が可能です。
これにより、シャドーITの洗い出しができるようになり、クラウドサービスやSaaSの無秩序な増加を防げるというメリットがあります。
コスト管理がしやすい
クラウド管理ツールを導入すると、台帳で管理しているクラウドサービスやSaaSのリアルタイムでの利用状況を把握できるようになります。
棚卸の手間を省くことができ、利用していないデバイスやアカウントは適宜削除できるため、コスト管理がしやすくなります。
また、導入するツールによっては、アカウント発行・削除を未来の日付で予約して一括処理ができたり、不要なアカウントやシャドーITを自動検知してアラート通知できるものもあります。
アカウントの削除漏れを防げるため、不要な料金を支払い続ける無駄もなくなるでしょう。
セキュリティ管理がしやすい
クラウド管理ツール、各アカウントのアクセス権限も一元管理できるため、適切な権限付与による運用が可能です。
シャドーITや退職者アカウントの早期検知・削除ができるのはもちろん、ゲストアカウントや個人アドレスに紐づくアカウントを自動検知したり、クラウドストレージからの大量データダウンロードを検知できるものもあり、セキュリティ対策の強化につながります。
クラウド管理を導入するデメリット
クラウド管理ツールを導入するにあたって、メリットだけではなく、デメリットも把握しておきたいと考える方もいるでしょう。
クラウド管理を導入するデメリットや注意点としては、以下の2点が挙げられます。
操作性や機能性が異なる
クラウド管理ツールにはさまざまな種類があり、何を重視するか、どこまで自動化できるか、使いやすさなどは、導入するツールによって異なります。
せっかく導入したとしても、仕様が複雑で使いこなせなかったり、自社の状況や課題解決に適したものでなければ意味がありません。
そのため、どんなクラウド管理ツールを導入するかは、慎重に選定する必要があるでしょう。
導入コストがかかる
クラウド管理ツールの導入には、一定のコストがかかります。
そのため、ツールの導入によってどれくらいのコスト削減ができるのか、費用対効果を考えたうえで決定するようにしましょう。
導入するツールによって初期費用やランニング費用も異なるので、料金プランについてもしっかりと確認することが大切です。
クラウド管理ツール・プラットフォームのおすすめ
ここからは、おすすめのクラウド管理ツール・プラットフォーム「ジョーシス」について紹介します。
ジョーシスは、クラウドサービスやSaaS管理、入退社におけるアナログ業務を自動化し、コスト削減とセキュリティレベル向上を図れるITデバイスとSaaSの統合管理クラウドです。
ジョーシスを導入すれば、以下のような問題はすべて解決できます。
- クラウドサービスやSaaSが増えすぎて把握が難しい
- 不要なアカウントを削除してコスト削減を図りたい
- 把握できていないシャドーITが存在し、セキュリティリスクがある
- 入退社や異動に伴う情報システム部門の負担を軽減したい
ジョーシスは、社員、契約社員といったメンバーの種別や入社前、在職中、退職などのステータス、使用中のアプリやITデバイスを一元管理でき、不要アカウントや削除漏れアカウント、シャドーITの自動検知も可能です。
さらに、「デバイス購入&リース・キッティング」「PCの回収・保管・再キッティング」「廃棄・下取り」などの業務も請け負っております。
手間のかかる業務をアウトソースすることで、情シス専任者が不在でもスムーズに業務を回せる体制を構築できます。
ジョーシスの詳細につきましては、製品ページをご覧ください。
https://aslead.nri.co.jp/products/josys/クラウド管理ツール・プラットフォーム導入に関するお問い合わせ
増えすぎてしまったクラウドサービスやSaaS、デバイスの管理を適切に行うには、クラウド管理ツール・プラットフォームの導入が不可欠です。
株式会社野村総合研究所（NRI）は、ITデバイスとSaaSの統合管理クラウド「ジョーシス」の導入支援を行っています。
導入時に発生するお客様毎のお困りごとを担当の営業が一緒に解決するお手伝いをいたします。
また、NRIの開発現場から生まれたソリューションを、お客様のお悩みに合わせてご提案いたします。
ジョーシスの詳しい内容やトライアルでのご利用など、ジョーシスの導入に関するご相談は、メールやお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合わせください。
