Columnコラム

事例から紐解くエンタープライズサーチの効果と、
導入時に押さえるべきポイント

2021年08月31日

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社内には大量のファイルや情報があるにもかかわらず、「必要なファイルがどこにあるかわからない」「フォルダ階層が複雑で探すのに時間がかかる」などの理由から、情報をうまく活用できていないケースは少なくありません。 こうしたなか注目を集めているのが「エンタープライズサーチ」です。 社内のファイルサーバや業務システムから、必要な情報を探し出すためのソリューションであり、業務効率化・生産性向上が期待される一方、具体的にどのような効果が得られるのかイメージしにくいこともあります。 そこで、実際に導入した事例をもとに効果を紹介し、導入時に押さえるべきポイントについて解説します。

エンタープライズサーチが注目を集める理由

ノウハウ継承・共有の重要性とともに、検索ニーズが増加

エンタープライズサーチは、企業内の情報について、統合的な検索を実現するソリューションです。
日本国内の事情を見ると、業務ごとに有識者がいてそれぞれ属人化するスタイルから、チームで活動する欧米的なスタイルへと業務の進め方が変わりつつあるため、ナレッジ共有の重要度が高まっています。
さらに、コロナ禍により、近くにいる人へ気軽に質問できる環境がなくなったことや、新入社員や新規にアサインされた人へノウハウの引き継ぎがうまく行えないなどの課題もあります。 デジタルトランスフォーメーションにより、ペーパーレス化・デジタル化が加速したこともあり、検索へのニーズが増加しています。
ファイルの中身も含めた全文検索を実現するエンタープライズサーチであれば、具体的なファイル名などがわからない場合でも、「〇〇プロジェクト」などの大まかな単語から、目的のファイルを探すことが可能になります。検索ニーズへの解として注目が集まっているのです。

主な目的である業務効率化・ナレッジ共有を実現する機能が充実

エンタープライズサーチは、インターネットの検索エンジンの“社内版”といったイメージがありますが、 業務効率化やナレッジ共有を目的としている点が大きく異なります。明確に「こういうドキュメントがあり、こういった検索で該当ファイルが出るようにしてほしい」といったニーズがあることが多いため、有識者を頼ることなく、自分自身で検索することによりナレッジを共有できる状況を目指す仕組みとなっています。 そのため、インターネットの検索エンジンとは異なり、「パワーポイントの提案書を探したい」場合などに利用するファイルタイプ検索や、「あのプロジェクトで作成した資料を参照したい」という際に便利な期間指定検索などの機能が充実しています。

NRI事例:ノウハウの属人化・暗黙知化を解消し、生産性向上に成功

膨大な情報があり、「どこかにあるけれど見つからない」状態に

ここからは、野村総合研究所(以下、NRI)が実際に自社内で導入した事例を紹介します。 証券ソリューション事業本部では、約70のグループで長期に渡って大規模かつミッションクリティカルなシステムの開発を手がけており、ドキュメント総量は約20TB、約1000万ファイルに上ります。情報は暗黙知化しており、「ファイルはどこかにあるけれど、すぐには見つからない」という事態に陥っていました。 サステナブルな開発・保守体制を実現するためには、だれもが容易に情報にアクセスできる「形式知」への変換が急務となっていたのです。

エンタープライズサーチ「aslead Search」を導入

そこで、すでに利用していた情報共有基盤「Confluence」と連携する形で、 NRIが提供するエンタープライズサーチソリューション「aslead Search」を導入することにしました。 金融系システムを手がけるため、厳格な権限制御が求められますが、既存の権限情報を取り込むことで対応できました。
導入にあたっては、一部のチームでPoCを実施。 「ファイルの保存場所を知らないメンバーでも、検索で簡単にたどり着けるか」という観点から検証した結果、 生産性向上の効果を確認でき、主要ファイルサーバ群およびConfluenceを対象に全文検索を展開しました。

利用が浸透し、「まずは検索する」ように行動が変化。だれでも簡単に情報へアクセスできるように。

導入後は、すでに利用が定着していた「Confluence」のホーム画面にわかりやすい導線を作る、 活用Tipsを継続的に発信するなどの取り組みをおこない、エンタープライズサーチ利用の定着化を図りました。

広く検索し、条件で絞り込むことで、より効率的な検索を実現

広く検索し、条件で絞り込むことで、より効率的な検索を実現

その結果、利用数は月間4万検索にのぼり、1検索あたり平均3分の生産性向上を実現しました。 利用者からも「資料を探しやすくなった」と好評で、資料を探す際に「まずは検索してみる」と行動にも変化が見られています。
生産性向上にも大きく貢献し、コロナ禍でテレワークが増え、「ほかのメンバーへ気軽にファイルの場所を聞けない」という状況下でも、業務効率を落とさず、維持することができました。

エンタープライズサーチ導入を成功に導く4つのポイント

このように大きな成果を期待できるエンタープライズサーチですが、導入時には押さえておくべきポイントがあります。

ポイント1:導入効果を見極める

「導入したけれど、効果が出ているかわからない」といった状態を避けるためにも、まずは導入前の状況を把握することが重要になります。 「目的のファイルを探すのに5分以上かかる」「ファイルの場所を誰かに聞く機会が多い」など、どのようなニーズが多いのかを把握し、それにあわせたシナリオで検証するのがベストです。
導入後には、利用者アンケートにより、どの程度の時間が短縮されたかをヒアリングし、効果を測ります。 あわせて、「新しい情報にアクセスしやすくなり、より効率的に業務を進められた」「手戻りの発生を防げた」など行動の変化も聞くことで、導入効果の把握につながります。

ポイント2:既存の仕組みを活かす

エンタープライズサーチのメリットは社内のファイルサーバなどを横断的に検索できること。 そのため、既存のファイルサーバや各種情報管理システム、権限管理システムなどを活かす形がベストです。 検索対象にできるファイルサーバや、連携可能な権限管理システムに制約がある製品もあるため、自社環境に対応できるか、選定時に確認することをお勧めします。

ポイント3:ニーズにあわせてカスタマイズする

利用を浸透させるためには、カスタマイズが重要です。細かな権限管理はもちろんですが、専門用語での絞り込みや画面の使いやすさなど、実際の業務にあわせたカスタマイズが欠かせません。 この点もカスタマイズができない製品、可能だが高額になる製品などがあるため、注意が必要です。

ポイント4:スモールスタートする

当然ですが、エンタープライズサーチを導入しても、期待した成果がうまく出ないケースもあります。 しかし、導入しなければ効果もわかりません。 自社の検索ニーズにマッチするかどうかを判断するためにも、いきなり全体導入を目指すのではなく、まずは小規模で試し、徐々に範囲を広げていく形をお勧めします。 大規模導入だけでなく、スモールスタートからスケールできる製品を選ぶとよいでしょう。

OSSベースで高いカスタマイズ性・スケーラビリティを実現する「aslead Search」

NRIが提供する「aslead Search」はOSSベースの検索エンジン「Elasticsearch」をベースとしたエンタープライズサーチソリューションです。 「Elasticsearch」は柔軟なカスタマイズ性とスケーラビリティが特長。 数十TBまで対応可能で、企業ごとのニーズや既存システムにあわせて導入できます。
「aslead Search」ではwikiを中心とするナレッジ共有基盤「Confluence」と連携し、情報の共有から検索まで必要に応じて環境を構築します。 スモールスタートで始める場合に、コストを抑えて導入できる点もメリットです。

既存ナレッジから、新しいナレッジまで横断的な検索・共有を実現「aslead Search」

既存ナレッジから、新しいナレッジまで横断的な検索・共有を実現「aslead Search」

また、NRIでは長年にわたってOSSを活用したソリューションの導入・運用を手がけており、 「Elasticsearch」についても自社導入を含めた大規模な導入・運用実績があります。 権限管理やファイルサーバ、各種システムとの連携、画面修正などのカスタマイズから、導入・運用までトータルに対応。 利用を定着させるためのノウハウも多く、社内展開や利用普及に向けたサポートも提供しています。 エンタープライズサーチ導入を検討される方は、ぜひご相談ください。

aslead Searchの導入支援なら、asleadにお任せください

asleadではaslead Searchを活用したサービスの開発・導入実績を豊富に持っています。お客様に合わせた最適なご提案をさせていただきますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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