Columnコラム

【プロセス管理入門】
基本、メリットから成功のコツまで解説

2022年2月9日

ご相談・無料お見積り

業務効率化や生産性向上が叫ばれるなか、より効果的に成果を上げる方法の1つとして「プロセス管理」があります。やるべき仕事を管理するタスク管理と異なり、業務の「過程(プロセス)」を管理する手法ですが、具体的にどう管理するのかイメージしにくいのではないでしょうか。本コラムでは、プロセス管理の基本からメリットや成功のコツまでを解説します。

プロセス管理では、なにを管理するのか?基本を理解する

結果ではなく、作業のプロセスを管理する

プロセス管理とは、業務における結果の改善を目指し、その作業プロセス(過程)を細分化し、管理する方法を指します。業務を限定せず、幅広い領域に適用でき、

  • マーケティング活動
  • 採用業務
  • 新入社員のオンボーディング
  • イベント管理
  • 営業

など、様々なシーンで活用されています。例えば、営業の場合、「初回の電話アプローチ」「アポイントメント取得」「商談」「見積もり提出」などのプロセスに分け、それぞれの状況を管理することで、受注金額や新規契約数など最終的な成果の改善を目指します。

プロセス管理のメリットは「状況を的確に把握できること」「全体のレベルアップ」

プロセス管理のメリットとしてまず挙げられるのが「最終的な結果が出る前に、状況を把握できること」ですが、大きく2つの効果が期待できます。
1つ目は、目標達成見込みを早い段階で把握できることです。例えば、営業では「最終的な売上目標に到達できそうか」その状況をしっかりと認識することで、早期の対策につながります。
2つ目は、「どのプロセスに問題があるのか」が明確になることです。営業であれば、「アポイントがなかなか獲得できない」「見積もり提出後に失注する確率が高い」など、受注へのボトルネックになっているプロセスが見つかることも。問題点が明確になれば、「アポイント獲得のためのトークを改善する」「価格体系を見直す」など、問題点の解決に適した対策も可能になるでしょう。
また、プロセス管理は全体のレベルアップにも効果的です。プロセスを管理するには、やるべきことを定義する必要があるため、業務標準化が進みます。属人化を防ぐとともに、効果のあるやり方が全体に適用されることで、レベルアップが期待できるのです。

プロセス管理でもPDCAが重要

実際にプロセス管理をおこなうならば、まずは対象となる業務でどういったプロセスがあるのかを検討する「設計(計画立案)」からスタートしましょう。その上で、実行、状況のモニタリング、結果を受けて改善……とPDCAを繰り返すことになります。
このPDCAサイクルを効率的に実行するためにも、計画段階で、各プロセスで目指すべき目標・KPIを定めておくことをおすすめします。ゴールが明確になることで、共通認識のもとでプロセスを進めることができます。
また、管理するプロセスを細かく設定しすぎた結果、管理に時間が取られてしまっては本末転倒です。バランスを見極めながら設計していきましょう。

プロセス管理実践例:営業プロセスをツールで管理する

プロセス管理はあくまでも手段であり、目的ではありません。プロセス管理自体に時間をかけないためにも、ツールをうまく活用するとよいでしょう。まずプロセスの設計からスタートすべき……とはいえ、管理すべき項目はなにか、プロセスをどう設定するのかは、悩ましいもの。ベースとなるテンプレートなどが用意されていると最初のハードルは大きく下がります。
ここでは、具体例として「Jira Work Management」の営業パイプライン・テンプレートを紹介します。このテンプレートでは、営業のプロセス管理で必要となる項目、汎用的なプロセスがあらかじめセットされています。これらをベースに自社で必要な項目やプロセスを追加すればOKです。これにより、受注までのプロセスや案件ごとの状況を容易に管理できるようになります。さらに、Jira Work Managementではプロセスを進める際に条件を自由に設定することができます。この機能を活用し、例えば「見積もり提出前に上長承認」というワークフローを設定することで、より的確な管理が可能になります。

Jira Work Managementでのプロセス管理テンプレート

Jira Work Managementでのプロセス管理テンプレート

企業のプロセス管理をサポートする「Jira Work Management」

20以上のテンプレートでプロセス管理を容易に

「Jira Work Management」はAtlassian社が提供するビジネス部門向けツールであり、タスク管理やプロセス管理などを実現します。プロセス管理は、開発現場で活用されてきたものです。Jira Softwareをはじめ開発現場向けツールを多く提供してきたAtlassian社が、そのノウハウをベースにビジネス部門として必要な機能に絞って展開したのが「Jira Work Management」であり、開発者ではなくても使いやすい構成となっています。
今回紹介した営業パイプラインのテンプレート以外にも、コンテンツ管理、採用、ドキュメント承認、新入社員のオンボーディング、予算作成、知的財産侵害など20以上が用意されており、手軽にプロセス管理を始められます。このほか汎用的なプロセス管理のテンプレートもあり、自社の用途にあわせてイチから作成することも、もちろん可能です。
また、様々な表示形式が用意されているのもJira Work Managementの特長です。ボード形式のほか、Excelのようなリスト形式、全体の予定を把握できるカレンダー形式、タイムライン形式などがあり、使いやすい形式に切り替えながら管理することができます。

リスト形式、カレンダー形式、タイムライン形式などさまざまな表示に切り替えられる

リスト形式、カレンダー形式、タイムライン形式などさまざまな表示に切り替えられる

お客様ごとの最適解をコンサルティング

Jira製品の豊富な導入実績を誇るNRIでは、Jira Work Managementの導入もサポートしており、お客様ごとの要望をヒアリングし、ニーズにあった画面構成などの提案からおこないます。また、プロフェッショナルサービスでは、導入前のコンサルティングから実施し、要件に対してそもそもJira Work Managementがベストなのかを検討し、コストなども考慮した最適な製品の提案にも対応します。

プロセス管理の導入支援なら、asleadにお任せください

asleadではJira Softwareを活用したサービスの開発・導入実績を豊富に持っています。お客様に合わせた最適なご提案をさせていただきますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

ご相談・無料お見積り

お問い合わせ

Jira Work Management に関するご相談は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせフォーム ※個人情報は、お問い合わせ対応に利用致します。
お問い合わせ