ジョーシスを使ってモノとカネの管理を見える化！
上場企業でのガバナンス強化の事例
【株式会社Rebase様】
2024年1月26日
ジョーシスはコーポレートITのアナログ業務を自動化し、業務やITのコスト削減とセキュリティレベル向上を支えるITデバイスとSaaSの統合管理クラウドです。
この記事では、日本最大級のレンタルスペースの予約プラットフォームであり、貸し会議室、セミナー会場など、
1時間から予約できるレンタルスペースを全国で32,000件以上掲載している「インスタベース」を提供する株式会社Rebase様でのジョーシスの導入・活用事例を紹介します。
Rebase様では、上場に伴ってジョーシスを使った「モノとカネの管理を見える化」を実施しました。
その話を、コーポレートグループ人事・総務チームのチームリーダーをされている小林様から詳しく伺いました。
ジョーシス導入の背景と課題
45名規模の社員のIT資産と、50を超えるSaaSのアカウント管理を一人で行う
(小林様)
私はコーポレートグループ（管理部門）の中で、人事・総務という含んだかなり広い部分を管轄しているチームでリーダーを任されています。
当社の規模は役員・インターンなどを含め全体で45名程度で、情シス関連の業務ですとPCなどのIT資産やSaaS等のアカウント管理などを行っています。
当社で利用している主なツールとして、Google Workspace、
社内のナレッジ・タスク管理のツールとして Notion, ClickUp、デザインツールのFigma、GitHub, AWSなどの各種開発関連のSaaSなど、50以上のSaaSを利用しています。会社として費用がかかるものの管理を行っています。
コーポレートグループで情シス業務を担う小林様
上場に向けたガバナンス向上をきっかけにジョーシスを導入を検討
当社は2022年12月に、東京証券取引所 グロース市場へ上場を果たしました。
当社では少数精鋭ということもあり、できる限り手作業や人を介した運用ではなく、何かしらのツールなどで自動化や見える化を実施し効率化を促進したいという思いが強くありました。
正直、50以上のツールを人力でスプレッドシートで管理するのは非効率でした。
人力だと操作の履歴や証跡が残らないのも、管理上の課題です。
これらをツールで管理できないか、というのは常々思っていたことです。
経営層でも「管理者が分からない」「導入経緯が分からない」SaaSが問題に
ツールやアカウントの管理が煩雑だ、という危機感は経営層にもありました。
アカウントを棚卸するときに「誰が管理者なのか」から確認が始まったり、「なぜこの人がツールや権限のアカウントを持っているのか」という確認も毎回のようにありました。
それを見える化したい、対応を楽にしたい、という想いがあったんです。
多数ツールが連携できる点と、コストがジョーシス導入の決め手に
上場企業として、IT部門で求められるレベル感・当たり前のレベル感というのを維持・向上させていこうとすると、人力では限界があります。
ツールを入れてIT部門の品質向上を検討しよう、としたタイミングで、NRIさんからジョーシスの紹介を受けました。
実は、ジョーシスは2022年にリリースされたときから知ってはいたんですが、当時は連携できるツールも少なかったんですね。
ただ、1年後の2023年に再度お話を聞いたときに、かなりアップデートされていたんです。
管理できるツールも増え、利用もしやすくなっており、他社と比較しても連携アプリの数の多さとコスト面で優れていたため、選定させていただきました。
しかし、これから社内で利用するSaaSは増えていくはずなので、現時点だけでなく今後も私たちの業務を本当にカバーしてくれるのかという不安もありました。
ジョーシス社とNRIさんからは「要望が多いアプリはすぐに開発する」「今後も開発に十二分に投資をしていく」というお話も伺えたことや、導入に関わるコストが今後の人件費をペイしてくれるという点もわかりましたので、ジョーシスの導入に踏み切りました。
ジョーシスの利用用途～SaaSとITデバイス管理
Google Workspaceと連動して、未管理アカウントの発見と削除漏れを発見
SaaSのアカウント管理機能は本当に助かっています。
SaaS利用者のなかで、未管理アカウントがいくつあり、それが誰なのか、それが問題ないのか、がすぐ表示されるのが便利ですね。
アカウントはGoogle Workspaceのメールアドレスと紐づけをして、監査ログからも利用アプリを自動で出してくれるのが助かっています。
ジョーシスを使い始めた当初は、アカウントの消し忘れや必要以上な権限付与や、またその逆があったことなど、未管理のIDを発見できました。
古くから使っていて、何の気になしに残してあったSaaSのアカウントや、導入した人すら覚えていなかったアカウントも見つかりました。
これらが見える化できたのは、非常に大きかったです。
現在、ジョーシスを36のSaaSと連携させています。
ただ、社内ではまだ20ほど未連携のツールが残っているため、今後も少しずつ管理対象を増やしていきたいと思っています。
貸与したITデバイスや、会議室の忘れ物の所有者がすぐにわかるようになった
ITデバイス管理では、いままではスプレッドシートで管理していて大変でしたが、その煩雑さから解放されました。
ITデバイスの管理機能では、
・貸与PCや社用携帯電話
・キーボード・マウス・ケーブル・コネクタなどの備品
・検証用端末
などを登録して管理しています。
社内で貸与した電源やUSBコネクタなどの備品が、今誰の手にあるかがすぐにわかったり、会議室などに忘れられたものが誰のものなのか、というのもすぐにわかるようになったのは、地味ですが助かっていますね。
アカウント発行はジョーシスに集約し、コストカットも実現
ジョーシスの導入は特に困った点はなく、すぐに使えました。
ジョーシス社とNRIの導入時のサポートもかなり親身な対応でしたし、導入時にやりたいことも伝えて、ガイドしてもらえたのがよかったです。
今までは各SaaSで個別にアカウント発行していたのが、ジョーシスを導入してからは、アカウント発行・削除などの指示がジョーシスで一元化できたのも変化の１つです。
また、退職時に知らず知らずに費用を払っていた部分が、楽に割り出せてコスト削減できるようになったのは大きいですね。
今後の展望
会社全体のモノ・カネの状態の完全な見える化を目指して
今後もアカウントを正しく管理する、という運用徹底ツールとして使い続けたいですね。Rebaseで利用しているSaaSのアカウントがすべてジョーシスで管理され、だれがどう使っているのか、各ツールの費用がいくらか、といった会社全体の状態の見える化ができるのが理想です。
IT資産管理に関しては、サポートや保守期間なども管理したいと思います。PCの多くが保証期間終了間近でトラブルが発生することが多い印象を持っているので、それが管理できると、よりモノの出入りが見える化されます。
企業運営の中で、外部へと支払われているものや社内の資産が一覧として見える化されれば、企業運営の効率化・ガバナンスにつながっていくはずです。
今後拠点を増やすなどさらなる事業拡大を見据えた時に、資産の管理もしやすくなると考えています。
今後の「ジョーシス」に求めること
弊社では比較的そんなに人の出入りがあるわけではないので、勤怠や会計、HRなどは、既存の連携機能で十分です。
ただ、ソフトウェア開発などクリエイティブ業務周辺では、どんどん良いツールが出てくることや、業務委託の方など社内の人間だけで完結していないことなど、管理すべき対象が増える要因が多いため、連携できるツールの拡充や、棚卸しログなど、会社としてのリスク管理まで昇華できると嬉しいですね。
株式会社Rebaseについて
Rebaseは「一人ひとりの『らしさ』であふれる世界」をビジョンとし、「人」と「空間」を繋ぐプラットフォーム「インスタベース」の提供を通じて、場所の制限なく人々の持てる可能性を広げ、想いを形にしていける世の中の実現を目指します。
2022年12月16日には、東京証券取引所グロース市場(証券コード 5138)へ新規上場し、全国のあらゆるスペースを予約・利用できるようにすることで、個人・法人問わず、日本中の多くの人が「活動・活躍できる」舞台を提供しています。
会社名:株式会社Rebase
所在地:東京都渋谷区神宮前4-26-18 原宿ピアザビル5F
代 表:代表取締役CEO 佐藤 海(さとう かい)
会社設立 :2014年4月
事業内容 :レンタルスペースの予約プラットフォーム「インスタベース」の運営
URL:https://www.rebase.co.jp