Columnコラム

Slackライクなチャットツール
「Mattermost」の使い方

2021年2月4日

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様々な機能を持つビジネスチャットツールは、コミュニケーションをより密で効率化するため、プロジェクトの運用と情報管理を行う上で最適なコミュニケーション・ツールです。しかし、セキュリティ上、オンプレミス型チャットツールでないと導入できない場合があります。このコラムでは、オンプレミス環境で活用できるチャットツール「Mattermost」(マターモースト)の主な機能と様々な使い方について、NRI(野村総合研究所)が自社導入で成果をあげた活用事例とともに紹介します。

Slackライクなチャットツール「Mattermost」が優れているポイント

Slackに代表されるビジネスチャットツールが、業務フローの改善や企業文化の改善に効果を発揮することは、すでに多くの企業に認知され、導入する企業が増えています。しかし、普及率が高いクラウドタイプの場合、システム環境がベンダ側に依存してしまうだけでなく、外部サーバと通信を行うために100%セキュリティ面でのリスクを回避することが難しいなどの問題も抱えています。そのため、様々な理由で利用が制限されたり、導入できないケースがあります。
NRIが提供するMattermost社製コラボレーションチャットツール「Mattermost」は、次の4つの強みで、これらの悩みを解決します。

重要なデータを外部に晒さない!

Mattermost は、クラウド利用はもちろん、ビジネスシーンによってはオンプレミスでも対応します。自社内に構築し、オンプレミスの閉域環境で利用できるため、重要なデータを外部に晒すことなくセキュリティ面でも信頼して利用することができます。

自社でカスタマイズできる!

オープンソースで提供されているMattermost は、自社の環境やセキュリティポリシーにあわせて柔軟にカスタマイズすることが可能です。そのため、コストをかけずに小さく始めることも、ユーザ認証にLDAP*を使ってPoC(概念実証)導入し、小さく成果を確認することもできます。
*LDAP(Lightweight Directory Access Protocol):ユーザやコンピュータの情報を集中管理する「ディレクトリサービス」へのアクセス時に用いられるプロトコル

SlackライクなUIで、機能も満載!

Mattermost の管理機能は、一元管理やチームごとの細かい設定が可能で、運用もシンプルです。用途に応じてチャンネルを分けて、チャンネル内をキーワードで検索でき、リプライ機能でチャットでの会話を抽出したり、履歴検索やメッセージ編集で情報を迅速に整理することも可能です。機能も Slack と比較して遜色なく、高いユーザビリティでコミュニケーションを円滑に行えます。

外出先でも利用できる!

Mattermost は、デスクトップアプリだけでなく、モバイル向けアプリを公式に提供しています。これを使えば、外出先でもマルチデバイスで利用できるなど、コミュニケーションの効率化とともに業務効率もさらに向上させて、働き方を変えていくことができます。

ケーススタディから見るMattermostの使い方

Mattermost は、高いユーザビリティとともに大規模利用に耐えうるスケーラビリティ機能を持ち、オンプレミス対応の高いセキュリティとOSSによる柔軟なカスタマイズ性が、大きな魅力のビジネスチャットツールです。
この特性と実績からNRIでも自社のプロジェクトでMattermostを積極的に採用しており、その導入状況はアクティブユーザ数が8,300以上、月間アクティブユーザ率は90%を超えています。ここでは、Mattermostを活用したNRI内での業務改善事例をいくつか紹介します。

大規模プロジェクトで朝会/ 夕会を削減し、業務を効率化

導入前、NRIではExcelでプロジェクトの障害(発生課題)を管理し、その日の進捗報告や状況の確認会などは、朝夕のオフライン会議で実施していました。そのため、関係者(特に有識者)全員が集まる必要があり、担当の割当・初動・対応が迅速に行えないなど、プロジェクトの規模が大きくなればなるほど非効率性が課題となっていました。
これに対してNRIでは、MattermostとAtlassian社製のブロジェクト管理ツール「Jira Software」を組み合わせ、その連携機能を活用して管理をJiraに集約。一方で、新規・更新情報をMattermostに通知することで情報共有を迅速化させ、プロジェクト管理業務の効率を向上させました。これにより、障害発生の都度、その場で担当割当が可能となっただけでなく、対応開始までの時間も短縮され、情報共有のための時間(朝会/ 夕会)が不要となっています。

図:出典 : Mattermostが働き方を劇的改善!NRIの働き方改革の秘訣.pdf P14

情報の見え方を統一し、ヘルプデスク運用担当者の業務負荷を軽減

ヘルプデスクでは、メールで申請などの通知を受け取り、通知を元に運用担当者が対応を行います。しかし「メール振り分け設定」を個々の担当者で実施する必要があるだけでなく、振り分けルールの統一や更新が難しいことが、運用情報を煩雑なものにしていました。また、通知情報を個々人が独自に扱うため、通知の見逃しが発生しやすく、それも業務変更の負荷を高める原因となっていました。
これに対してNRIでは、通知情報をMattermostに集約し、全担当者共通の情報で業務情報の見え方を統一。ユーザとのやり取りをチャンネルごとに整理できたことで、運用者の出入りの際に、複雑な「振り分け設定」が不要となっただけでなく、他業務領域の見通しもよくなって、通知の見逃しの減少やユーザへのレスポンスの迅速化を実現しました。

図:出典 : Mattermostが働き方を劇的改善!NRIの働き方改革の秘訣.pdf P14

メールをMattermostに連携し、災害発生時のコミュニケーションを改善

つねにサービスを継続するためには、多拠点間の円滑なコミュニケーションが重要です。特に、災害発生時は、携帯端末で連携をとりながら各拠点に出社しつつ、移動中も情報のキャッチアップ・判断・指示を随時実施しなければなりません。また、既存システムはメールでしか通知できないものが多いため、取り纏め役を配置し、「携帯端末+メール」で多種多様な情報を迅速に多拠点・多チームで共有する必要がありました。しかし、「携帯端末+メール」でのコミュニケーションは、大量の情報を処理するには不向きであり、振り分け機能が貧弱で、情報が分類できず処理しきれません。
この課題に対して、NRIのデータセンタを運用するデータセンタサービス本部は、RPA*とMattermostを導入して「メール+メール連携+Mattermost」体制を構築。既存のメールを使った通知や既存システムからの通知を、RPAツールでMattermostが受け取り、一元化・整理して適切なチャンネルへ内容を連携することで、機動的なやり取りを可能にしました。また、必要な情報連携をMattermostに移管することで、大量の情報のキャッチアップが容易になり、取り纏めによる情報中継なく、リーダーが現場の状況をリアルタイムで把握できるように改善しました。
* Robotic Process Automation:ソフトウェアロボットを活用した、オフィスでの定型業務を自動化する技術

図:出典 : Mattermostが働き方を劇的改善!NRIの働き方改革の秘訣.pdf P28

Mattermostを効果的に活用するNRIの「aslead Team Management」

Mattermostをさらに効果的に活用できるのが、NRIの開発現場から生まれたチームマネジメントソリューション「aslead Team Management」です。
aslead Team Managementは現在NRI内で約18,000名が利用しており、Mattermostをより効果的にご利用いただくために、次の4つの強みで、NRIならではの付加価値を持たせたサービスとしてお客様に提供しています。

1. コミュニケーション・チーム力最大化

aslead Team Managementは、柔軟でスピーディーなコミュニケーション・ツールにより、メールでは実現できなかったチーム内のナレッジ共有、コミュニケーションの円滑化を実現します。メール量を大幅に削減できるだけでなく、Excel上での課題管理と違いスピーディーかつ深い議論ができるため、別拠点を含めたメンバーとの情報共有やコミュニケーションを向上させます。新規メンバーへのナレッジ共有も容易です。

2. デファクトスタンダードな基盤を採用した、3つのツールの5つの機能を統合

aslead Team Managementは、Atlassian社やMattermost社のデファクトスタンダードなツールを採用しています。Mattermost(チャット機能)、Jira Software(進捗管理機能、品質管理機能、課題・QA管理機能)、Confluence(ナレッジ共有機能)の3つのツールの5つの機能とNRI独自の機能を統合し、チームワークを高めて生産性向上につなげます。

3. プロジェクトに関するすべての情報の蓄積・活用・共有を促進

aslead Team Managementは、プロジェクトに関するすべての情報が検索・共有可能な形式で蓄積されるため、情報の効率的な活用と共有を促進します。また、優れた検索機能で情報検索に要する時間を削減するとともに、過去の知見や資産の蓄積を活用して、新規メンバーもスムーズにチームに参画できるようにします。

4. NRIのノウハウ取り込むことで、高品質・高生産性なシステム開発を支援

aslead Team Managementは、NRIの豊富な開発プロジェクト経験から得られた業務ノウハウを取り込むことで、リアルタイムなプロジェクト情報を参照可能にし、状況の分析を容易にしてPMO(Project Management Office)によるプロジェクトでの情報収集工数を削減します。また、システム開発に必要な管理や生産性向上の機能が業務テンプレートとして提供されるため、PMOやライブラリアンの管理方法の検討・環境構築にかかる工数も削減して、高品質で高生産性なシステム開発を支援します。

Mattermostなら、asleadにお任せください

NRIは、スムーズな情報共有・課題の管理分析などを提供し、成果物の品質向上と業務効率化の双⽅をサポートするサービス「aslead」を提供しています。
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